WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДержавне регулювання економіки, Інвестиції → Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах (пошукова робота) - Реферат

Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах (пошукова робота) - Реферат

2732-94).
Формування справи - це визначення належності документів до певної справи та систематизація самих документів всередині цієї справи.
Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів. їх, як правило, формує секретар ради або інший відповідальний працівник під контролем сільського, селищного голови, керуючись Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні" та "Про національний архівний Фонд і архівні установи України", штатним розписом, номенклатурами та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, типовим переліком із зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуючи завдання місцевої ради та її виконавчого комітету на поточний рік. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів та повному упорядкуванню діловодства.
Основні правила формування справ такі:
ў до справи підшивають лише ті документи, роботу з якими закінчено;
ў до справи підшивають лише оригінали чи копії документів, засвідчені в установленому порядку;
ў документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;
ў документи з одного питання підшивають до однієї справи (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів, рекомендується формувати кілька томів однієї справи);
ў до справи вносять лише один примірник документа;
ў кожен документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й скерування його до справи);
ў як правило, до справи вносять документи одного календарного року (виборчого періоду);
ў до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;
ў всередині справи документи розташовують у хронологічній (нумераційній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, дозволяється розташовувати у зворотній хронологічній послідовності). Протоколи загальних зборів (сходів села) зберігають окремо від протоколів засідань виконавчого комітету. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.
Пропозиції, заяви та скарги громадян, як правило, формують у дві окремі справи:
ў пропозиції, заяви і скарги громадян щодо роботи сільської, селищної ради, їх виконавчого комітету та підвідомчих організацій;
ў заяви та скарги громадян з особистих питань. Пропозиції, заяви та скарги громадян розміщують всередині справи в алфавітному порядку. Кожна із заяв та скарг, а також документи з їх розгляду становлять всередині справи самостійну групу та підшиваються разом. Плани, звіти, кошториси розташовуються у справах окремо від проектів цихдокументів.
Контракти (угоди) сільської, селищної ради поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (угоди) між сільською, селищною радою та підприємствами, установами та організаціями, другу - трудові контракти та трудові угоди. Особові рахунки працівників ради та ЇЇ виконавчого комітету, а також інші потрібні документи систематизують у межах року в алфавітному порядку прізвищ.
Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо його обсяг невеликий, то формують одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Якщо ж обсяг документообігу значний, можна сформувати окремі справи на вхідну та вихідну інформацію. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити. Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.
Документи в особових справах працівників ради та виконавчого комітету розміщують у такому порядку: внутрішній опис документів, що містяться у справі; заява про прийняття на роботу; особистий листок обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка обліку кадрів про заохочення; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.
Коли працівник є державним службовцем, вимоги до формування і підготовки документів та їх подальшого зберігання й обліку дещо відрізняються. Особова справа формується окремо на кожного державного службовця з початком розгляду питання про його призначення на посаду. Перед формуванням особової справи слід перевірити її наявність у поточному архіві. Якщо вона є, до неї слід долучити нові документи, запис переліку яких продовжується в старому описі (за потреби складається новий опис). Остаточно особову справу працівника оформляють після обрання (призначення) його на посаду. Порядок обрання (призначення) на посади державних службовців регулюють Конституція України та Закони України "Про державну службу", "Про місцеве самоврядування в Україні", а особову справу формують з документів, які передбачені методичними рекомендаціями до постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади" від 25 травня 1998 року №731. Сформовану особову справу реєструють у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня обрання (призначення) працівника на посаду.
Особова справа державного службовця за час проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами і в обов'язковому порядку щорічно в термін до подання декларації про доходи уточнюється. Зміни облікових даних державного службовця вносять до розділів II, III, IV,V, VI, VII і VIII особової картки П-2 ДС. Підставою для їх внесення є Укази і Розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення держслужбовця.
До складу особової справи державного службовця входять:
ў форма особової картки П-2 ДС та інструкція щодо її заповнення;
ў автобіографія;
ў Присяга державного службовця з його підписом;
ў копії документів про освіту, про присвоєння наукових ступеня і звання, про підвищення кваліфікації;
ў відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація);
ў попередження про встановлені законодавством України обмеження щодо видів діяльності;
ў біографічна довідка;
ў документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або звільнення з посади;
ў рішення конкурсної комісії (для осіб, які пройшли конкурсний відбір);
ў копії документів про наявність пільг;
ў копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби;
ў копії першої і другої сторінок громадянського паспорта та відомості про прописку.
У разі звільнення працівника особову справу здають до поточного архіву. При цьому в особовій картці роблять запис про звільнення працівника (вказують дату і причини звільнення з посади, номер і дату наказу (розпорядження).
Кожну особову справу підшивають у спеціально
Loading...

 
 

Цікаве