WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПсихологія → Психологія управлінської праці керівника - Реферат

Психологія управлінської праці керівника - Реферат

Анкета - це текст, у якому постійна інформація дана у вигляді переліку запитань, що передбачають жорсткий певний набір відповідей. У вигляді анкет складаються особові листки з обліку кадрів, характеристики, зведення, різні замовлення, звіти тощо.

Текст-аналог - це тексти приблизно ідентичного змісту та мовного оформлення. Прикладом таких текстів може бути рішення ради й у виконання цього рішення - циркулярний лист підлеглої організації, адресований базовим підрозділам за підпорядкованістю.

Вітчизняний і зарубіжний досвід свідчить, що в більшості випадків може бути типізована майже половина всіх документів, що складаються в організаціях. Так, застосування типових зразків скорочує час на складання листів в 3,5 разу.

Від чиєї особи складається службовий документ? У тих випадках, коли автором листа є особа юридична (організація, установа, підприємство тощо), лист пишеться від третьої особи: дирекція клопоче; рада директорів прийняла рішення... Форма викладу від третьої особи стала міжнародною традицією. Виключенням, аж до недавнього часу, були США, де офіційні листи компаній складаються, як правило, від першої особи.

Від першої особи складаються накази, заяви, службові листи, доповідні та пояснювальні записки. Форма викладу від першої особи в наказі служить відбиттям принципу єдиноначальності. Розпорядницька частина наказу починається зі слова "наказую", після чого формулюються запропоновані дії, що виражають завжди неозначеною формою дієслова: "На виконання рішення педагогічної ради від 7 серпня наказую:

увести в дію...

зобов'язати...

затвердити графік...

контроль виконання наказу покласти на...".

Листи, що висловлюють прохання, вимоги або претензії, починаються зі слів "прошу" або "просимо", якщо документ підписаний двома або декількома особами. Супровідні листи починаються з дієслова в першій особі одиниці або множини: "Повідомляю Вам, що"; "Нагадуємо, що" тощо.

При побудові словосполучень варто враховувати, що більшість слів у письмовій діловій мові вживається тільки з одним словом або з обмеженою групою слів. Наприклад, наказ - видається; контроль - покладається або здійснюється; посадові оклади - установлюються; осудження - виноситься тощо.

На жаль, сучасна ділова переписка не позбавлена двох серйозних недоліків - псевдонауковості та канцеляризмів, котрі так і "лізуть" із усіляких службових документів. Хіба не вражає своєю примхливістю такий вираз: "Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мене в письмовому вигляді роз'яснення з нижче означеного питання"? Або таке: "Радий доповісти, що квартальний план із заготівлі металевого брухту успішно завершений. Успіх у цій важливій справі здобутий (?) у результаті повсякденної турботи та допомоги міської ради, відділу освіти, а також уповноваженого, тобто мене"?

Неможливо передбачити всі правила та норми, які повністю гарантували б укладача службового документа від можливих помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документа. Проте їх можна звести до мінімуму, якщо:

керуватися стандартами діловодства, нормами службової переписки, різними довідниками та допомоги зі службової кореспонденції;

писати просто і зрозуміло, уникаючи псевдонауковості та канцеляризмів;

дотримуватись і в письмовій мові адміністративного етикету.

Стиль роботи з документами. Скільки керівників, стільки і способів роботи з діловою документацією. Зазвичай виділяють такі підходи до цієї важливої частини управлінської праці.

"Супервиконавець". Керівник такого типу щоранку кидається до папок із вхідною документацією, як на ворога, і не розгинається доти, доки найуважнішим чином не вивчить усі листи, звіти, доповідні записки тощо і не переправить їх до папки з вихідною документацією. У душі він уважає себе відмінним працівником і щиро ображається, що його чомусь обходять із підвищенням.

Тим часом така "несправедливість" із боку вищого начальства цілком виправдана. По-перше, підлеглі зазвичай украй незадоволені таким керівником, тому що він ніколи не втягується до скільки-небудь цікавої та самостійної роботи. Тому все більш-менш честолюбні підлеглі намагаються піти від нього до іншої установи, що, природно, насторожує керівництво. По-друге, цього керівника просто не можна підвищити, тому що крім нього ніхто в підрозділі не знає, як вирішувати ті чи інші завдання.

Він зазвичай намагається не хворіти, і ходить на роботу з останніх сил, поки не звалиться з ніг. Не бачачи гідного спадкоємця, начальство не вирішується пересувати його зі свого місця. Крім цього є небезпека, що при такому стилі роботи з документами на більш високій посаді просто надірветься.

"Розпасовщик". Керівник цього типу доводить до абсурду принцип делегування повноважень, нагадуючи центрального нападаючого, котрий замість того, щоб організувати атаку й самому йти на штурм воріт, прагне лише скоріше позбутись м'яча, пасуючи його кому не заманеться. Він уважає, що для того й підлеглі, щоб виконувати всю роботу. Характерні резолюції такого керівника: "Прошу розібратись" або "Необхідно вирішити".

"Распасовщику" вдається досить швидко розкидати гору паперів на своєму столі, до граничної межі завантаживши підлеглих. Але особливого успіху це не приносить. Навпаки, йому нерідко доводиться вислуховувати докори в низькій якості документації, що виходить із його підрозділу, і порушенні термінів її підготовки. Ці докори викликають роздратування в "розпасовщика", який усю провину звалює на підлеглих, постійно скаржачись, що йому "просто ні з ким працювати, ні на кого покластися". Подібні заяви, природно, не зміцнять його авторитет у підлеглих, та й начальство не квапиться його підвищувати, хоча сам він у глибині душі вважає себе прекрасним організатором.

"Марудник". Керівник подібного типу відчуває щиру відразу до паперової роботи та проводить за столом мінімум часу, постійно відкладаючи перегляд кореспонденції. На жаль, навіть активна участь у виробничій діяльності не рятує його від незадоволення начальства. Причина - у постійному запізнюванні звітності з його підрозділу й повільній реакції на важливі документи, котрі він спромагається взяти в руки лише тоді, коли термін відповіді на них давно минув.

Як правило, "марудник" в останній момент мобілізується, розвиває скажену швидкість та енергію, і в саму останню мить документи готові. При гострому дефіциті часу йому навіть краще працюється. Але погано те, що подібна манера роботи не залишає часу на перевірку рекомендацій або пошук більш ефективних шляхів вирішення, що природно, не випадає з очей начальства. Не люблять "марудника" і підлеглі, яких дратують постійний аврал, робота в режимі пожежної команди.

"Антибюрократ". Він зображує із себе ідейного борця з папірцями й тому стверджує, що 99 % кореспонденції яка надходить до нього - сміття, придатне лише для смітника. Треба віддати "антибюрократові" належне - слова в нього не розходяться зі справою. Гнітючу частину кореспонденції він, щойно переглянувши, відправляє прямо до кошика. Необхідний мінімум інформації "антибюрократ" збирає за рахунок особистих контактів з іншими керівниками. Це допомагає йому триматися "на плаву", хоча він нерідко опиняється у скрутному становищі, коли на нарадах у начальства починають обговорювати важливий документ або проект, про який він поняття не має. Начальство звичайно не дуже цінує "антибюрократів", оскільки від них рідко можна дочекатися цінної ініціативи, а крім того, їм притаманні ті ж недоліки, що й "марудникам".

Визначити свою особисту схильність до роботи з документацією можна, звернувшись до ряду тестових методик, викладених у наступному практикумі.

Самоосвітні завдання

Ретельно опрацюйте типові приклади "самогубства" на початку бесіди та психологічні прийоми виправданого початку. Складіть стислий план двох-трьох ваших планових бесід з підлеглими та керівництвом, ураховуючи рекомендації психологів.

Занотуйте 12 риторичних і 12 "спекулятивних" методів аргументації. Оберіть для себе найбільш привабливі та ставте за мету розширення арсеналу їх використання.

Loading...

 
 

Цікаве