WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Організація документообігу - Реферат

Організація документообігу - Реферат

положення ГСДОУ влючені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окемих категорій документів.
Документообіг організації придставляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.
3. Прийом і первинна обробка
Організація роботи з документами залежить від обйома документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається їз ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від об'єма діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачают створення спеціалізованого участка - еспедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється участок по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.
Рекоменлації по прийнятті і відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними затратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше досталяти документи виконавцям.
В нормативних документах регламентування правила первиної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:
1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для перевідправки адресату.
2. Перевіряється цілісність установки, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.
3. При поступлені машиночитабельних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машині носії в упаковці передаються за призначенням.
4. Як правило, конверти знищуються. Зберігають конверти тільки в тих випадках, коли на документі відсутній зворотній адрес, коли дата на поштовому штампі має значення для доведення дати отримання документа, коли на конверті нема напису "особисто", а документ носить особистий характер.
5. Документи з позначкою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Але в деяких організаціях кількість таких документів може бути дуже велика. В такому випадку експедиціонна обробка вхідних документів передбачає облік їх поступлення, дата і обліковий номер проставляють на пакетах.
6. Експедиція веде облік всіх вхідних документів - на документі проставляється штам про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного регістрованого індекса.
7. При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортовки - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказання прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.
8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортированих документі по комірках сортувальної шафи, з якого документи забирають секретарі структурних підрозділів. В невеликих організаціях секретарі використовують папки-регістратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцям.
Практично всі сфери управління використовують комп'ютери, у зв'язку з цим корені змінення відбуваються в процедурі одержання і відправки документів. З розповсюдженням факсимільного зв'язку і факс-модемних засобів для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-яких місць. Факс-модем дозволяє зіднати комп'ютери по телефонних лініяхі передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, в якому був створений, з усіма особливостями його внутрішнього вигляду, тому виникає можливість використовувати видом з одного документа для створення другого.
Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого становиться втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком цього може бути надзвичайна автономність структурних підрозділів і втрата керівництва організації контролю за їх діяльністю. Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна прий мати участь в регламентації в цих потоках інформації ( по віднашенню до інформації, відповідальності за її збереженість і використанні ).
Передача документів
Згідно рекомендаціям основних положенів ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. )здіснюються через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками в регістраційних формах .
В великих фірмах, установах там де структурні підрозділи розполежені на значній відстані один від одного, організується кур'єрний зв'язок для доставки вхідних документів. Кур'єри здійснюють два-три обхода організації за заздалегіть розробленим маршрутом в установлений час, забираючи документи для відправки і доставки вхідних документів.
Найбільш раціональний спосіб доставки документів - виконанняцієї роботи спеціалістами апарата управління, так як втрачається їх робочий час, стає дорожща доставка і відповідно увесь аппарат управління.
Таким чином, організація первиної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки вхідних документів: на адресу управління організації, управлінняструктурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків буде залежити від кількості інстанцій проходження документів в процесі перегляду і прийнятої в організації технології регістрації документів.
4. Документи відправлені організацією, в тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу в окремі з'язки.
Обробка і відправка проходять централізовано експедиції, участком концепції або секретарем у відповідності з діючими поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправки повністю оформлені, підписані,зарегістровані, з з відміткою категорії управління.
Служба діловодства перевіряє правельність оформлення документів, кількість указаних у документі додатки, відповідно кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписаня, регістрації і відправки.
Неоформлені або неправельно оформлені документи повертаються виконавцям на допрацювання в структурні підрозділи.
На замовленя кориспонденцію працівники діловодства складають опис відправки, на котрій в експедиції проставляється фамілія працівника і дата відправки.
Документи на машинних носіях приймаються для відправки до упаковки, відповідно технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зарегістрованого в становленому порядку.
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного дня.
Loading...

 
 

Цікаве