WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Перевірка бібліотечного фонду - Реферат

Перевірка бібліотечного фонду - Реферат

зачиняти.
Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контрольних талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у читача - з її книжкового формуляра. При написанні контрольних талонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотечними працівниками. Талон вкладають у книги, а члени комісії перевіряють правильність їх написання (повністю або вибірково). Потім талони виймають з книг, ставлять на них відмітку про перевірку, та складають у завчасно заготовлені скриньки.
Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліотеку закривають на декілька днів. У цей період за даними читацьких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Слід пам'ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.
Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів із обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим каталогом або журналом реєстрації надходжень "Опис інвентарних номерів". У залежності від форми обліку контрольні талони розставляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвентарною книгою чи "Описом інвентарних номерів"), або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліковим або алфавітним каталогом).
Використані контрольні талони зберігають до наступної перевірки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим документом, їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні номери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці дописують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечитиповноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.
Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевірки можна залучити водночас багато працівників. До того ж картотеку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.
Перевірка фонду за допомогою топографічного каталога. Топо-графічний каталог - це каталог, в якому картки розміщені у відповідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографічного каталога схожа з попереднім способом перевірки.
Опис для топографічного каталога складніший, ніж для картотеки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи частини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.
У топографічному каталозі картки розставляють у строгій від-повідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам бібліотеки, а в їх межах - у послідовності розстановки книг на полицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну розстановку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. В картотеці ж контрольних талонів - за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топографічного каталога проводять бригадами (по два працівники в кожній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог можна розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність перевірки.
Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.
Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробленого. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери провірених стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.
Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків
Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені актом, вона фактично втрачає своє значення.
За цей час уважно переглядають форми обліку фонду і виявляють документи, відсутні під час перевірки, та вживають заходи щодо їх розшуку. На документи, не виявлені на всіх етапах перевірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони, які доповнюють необхідними даними.
З картотекою звіряють всі документи, відкладені під час перевірки, у яких не було інвентарних номерів, номери виявилися нечітко написаними, або які не відповідали записам в інвентарній книзі чи в "Описі інвентарних номерів" тощо. Після ліквідації помилок і знаходженні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, а на книзі штемпель. Картки з картотеки (але не талон) виймають і знищують. На основі картотеки складають список на вилучення документів у двох примірниках, котрі додають до акта про перевірку.
Наслідки перевірки оформлюють актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС, а потім затверджується міським або районним відділом культури. Після затвердження, перший примірник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а другий передається в бухгалтерію. Після затвердження акта не виявлені видання виключають, а відомості про них вилучають із каталогів та картотек.
У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених недоліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевірки обов'язково доводять до відома всіх членів колективу на виробничій нападі.
Loading...

 
 

Цікаве