WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Перевірка бібліотечного фонду - Реферат

Перевірка бібліотечного фонду - Реферат

талон 0,01
12. Добір контрольних талонів в інвентарних номерів талон 0,0013
13. Звірка контрольних талонів з інвентарною книгою (обліковим каталогом) талон 0,0015
Завчасно готують спеціальні штемпелі для перевірки розміром 1,5X1 см, де зазначають рік її проведення (дві останні цифри року), штемпельні подушки, папір, бланки або зошити для обліку роботи, картки для контрольних талонів, скриньки або коробки для них, номерні роздільники, кольорові олівці, фломастери тощо.
Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у перевірці. Ведеться облік роботи кожного працівника, що сприяє оперативності і точності її виконання.
Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення перевірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.
Н.3,7.3.Основні способи перевірки фонду
Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його без-посередньо з документами індивідуального обліку; перевірка за допомогою контрольних талонів; перевірка за топографічним каталогом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосередньо за допомогою форм індивідуального обліку. Спосіб перевірки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У великих бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійснюють перевірку за допомогою топографічного каталога.
Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом без-посередньої звірки книг з інвентарною книгою або "Описом інвентарних номерів", а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з "Описом інвентарних номерів", а в певних випадках і з обліковим каталогом.
Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліотекаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і називає їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видання та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у документі індивідуального обліку - інвентарній книзі або в "Опису інвентарних номерів". Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевірки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у читачів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.
Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку від-різняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить досвід, за робочий день два працівники встигають перевірити в середньому лише 400-450 книг. Утруднює перевірку при систематично-алфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відповідають порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього способу є те, що від посиленого гортання швидко псуються документи індивідуального обліку.
Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого - 1/2 каталожної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: інвентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у лівому верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані потрібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового розшуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з'ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.
Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контрольних талонів: а) талони складають за обліковими документами, а потім звіряють з фондом на полицях; б) талони пишуться безпосередньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший варіант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.
За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контрольні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або "Описів інвентарних номерів") і розставляють у відповідності з інвентарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталога, розставляють за алфавітом. Потім їх нумерують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвентарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні номери.
Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий - знаходить у картотеці талон з необхідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На перевіреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому формулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.
Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формулярами, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після заходів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносять у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і "Описи інвентарних номерів", а потім - в обліковий або алфавітний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо написання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не
Loading...

 
 

Цікаве