WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Перевірка бібліотечного фонду - Реферат

Перевірка бібліотечного фонду - Реферат


Реферат з документознавства
ПЕРЕВІРКА БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ
Значення та строки перевірки фонду
Перевірка (переоблік) бібліотечного фонду - це звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для встановлення в фонді фактичної наявності творів друку та інших видань.
Основне завдання перевірки - виявлення недоліків у організації обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлення заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом, та непридатні для користування. Перевірка створює можливість виявити конкретних винуватців неправильного зберігання фонду тощо.
Кожна бібліотека здійснює перевірку періодично, в строки, визначені відповідними органами управління бібліотечною справою, при передачі фонду від одного відповідального працівника другому та у випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа, крадіжка тощо).
Існують такі строки перевірки фондів ЦБС: 1 раз на 5 років контролюються фонди сільських і дитячих бібліотек-філіалів; 1 раз на 7 років - структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом до 100 тис. пр.; 1 раз на 10 років - структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом понад 100 тис. пр.
Перевірка фонду ЦБС проводиться у відповідності з перспективним планом, який складається на п'ять і більше років. У ньому зазначають підрозділи ЦБС, фонди яких планують перевіряти в тому чи іншому році, а також строки проведення перевірки всіх підрозділів системи. Після погодження з відповідними органами культури плани затверджує директор ЦБС. Перші примірники планів лишаються в ЦБ, а наступні передаються до районного (міського) відділу культури для здійснення контролю.
Уся робота з перевірки фонду здійснюється в три етапи: підготовча робота, перевірка фонду, підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.
Підготовка до проведення перевірки
Основою для планової або позачергової перевірки фонду конкретного структурного підрозділу є наказ директора ЦБС, а фонду ЦБ - наказ районного (міського) відділу культури. В наказі зазначаються причини і строки перевірки, методи її проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи бібліотеки на певний період. Найкраще використати для перевірки літні місяці, коли число відвідувань читачів зменшується.
До складу комісії з перевірки входять до п'яти осіб: представники відділу культури та централізованої бухгалтерії, працівник ЦБ (найчастіше представник відділу комплектування та обробки, організації та використання єдиного фонду та МБА або методико-бібліографічного відділу), особа, що відповідає за зберігання конкретного фонду, представник бібліотечної ради тощо. Головою комісії призначається переважно один з керівників ЦБ, а при перевірці фонду ЦБС - представник районного або міського відділу куль-тури. Поряд з безпосередньою перевіркою, члени комісії складають календарний план, знайомляться з документацією, здійснюють контроль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів, слідкують за якістю та строками проведення перевірки, розраховують працезатрати, здійснюють інструктаж учасників перевірки та підбивають її підсумки.
За місяць до її початку в бібліотеці вивішують оголошення про строки початку і закінчення перевірки, де звергаються до читачів із проханням повернути до початку перевірки книги та інші документи, затримані понад встановлений строк; вимагати ж, щоб читачі повернули на час перевірки всі видання, одержані в бібліотеці, недоцільно. Все це стосується і бібліотечних пересувок. Готуючись до перевірки, упорядковують приймання книг, отриманих від читачів замість загублених.
Комісія перевіряє також наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів, в першу чергу, інвентарних книгах, "Описах інвентарних номерів", "Книзі обліку бібліотечного фонду" ЦБС. Вибірково перевіряє й правильність ведення облікового каталога з метою виявлення карток на вилучені назви та встановлення його відповідності до "Журналу реєстрації карток облікового каталога". Члени комісії переглядають акти на вибуття документів за останні 3 роки, акти попередньої перевірки, облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну, переданих на пересувки та встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.
Після цього проводять підготовчу роботу з фондом. Перевіряють точність розстановки, наявність формулярів. Дбають про те, щоб повернуті читачами або затримані при обробці документи до початку перевірки були розставлені на полицях. Перед плановою перевіркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, непрофільних та зношених документів. Для полегшення організації обліку і звітності на час перевірки нумерують всі стелажі та полиці. Перевіряється також і наявність поличних роздільників.
Приблизні нормы витрату часу під час проведення перевірки фонду ЦБС
Найменування роботи Одиниця виміру обсягу роботи Норма часу год., хв.
1. Складання плану перевірки книжкового фонду структурного підрозділу план 16
2. Складання розрахунку трудовитрат розрахунок 24
3. Проведення інструктажу по перевірці інструктаж 1
4. Нумерація книжкових полиць і стелажів номер 0,15
5. Розстановка книг (підібрати книги за шифрами для систематичної розстановки,
розставити на стелажах) примірник 1,60
6. Перевірка правильності розстановки фонду примірник 0,33
7. Перевірка правильності розстановки книжкових формулярів за інвентарними номерами (алфавітом) формуляр 0,50
8. Перевірка правильності розстановки читацьких формулярів за номерами, алфа-вітом формуляр 0,50
9.Перевірка правильності розстановки карток в обліковому каталозі (за алфавітом авторів чи назв) картка 0,50
10. Написання картки читачам, що не повернули книги в строк картка 2,00
11. Написання контрольних талонів на книгу
Loading...

 
 

Цікаве