WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Документ, як система(Курсова) - Реферат

Документ, як система(Курсова) - Реферат

групи понять) [12].
В професійній діяльності, об'єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна інформація". Інформація може бути недокументною - не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною - закріпленою наньому .
Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ[13].
4. Матеріальна складова документа.
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він не може існувати[14].
Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію[15].
Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень[16].
Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому - небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д.т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). [17].
Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:
1. матеріальну основу документа;
2. форму носія інформації;
3. спосіб документування чи запису інформації[18].
Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи [19].
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. [20].
Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу - він дозволяє тиражувати інформацію. [21].
Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото - і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері [22].
4. Структура документа.
Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв'язок [23].
Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ вцілому. Обкладинка книги - це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно пнадруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ вцілому - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають[24].
Структура - відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об'єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об'єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі[25].
По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ - це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка) [26].
Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов'язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ - це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.) [27].
Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.
Таким чином, структура документа - скоординована більшість документів, взаємоз'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грапластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т.д. [28].
5.1.Внутрішня структура документа.
Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа - це його зовнішня і внутрішня структура[29].
Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному[30].
Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань - нкиг, журналів, газет і т.д[31].
Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:
" елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;
" зміст;
" передмову;
" вступну частину;
" основну частину;
" післямову;
" допоміжні покажчики;
" додатки [32].
Вихідні дані -
Loading...

 
 

Цікаве