WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Організація документообігу на підприємстві - Реферат

Організація документообігу на підприємстві - Реферат

складається ітоговий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість документів та кількість листків внутрішнього опису.
При зміні складу документів справи ці зміни відображують в графі "Примітки" із посиланням на відповідні акти внутрішнього опису, і при необхідності складається новий ітоговий запис. Оформлення обкладинки. Обкладинки справ постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання і по особовому складу оформляється наступним образом. На обложці вказується: найменування організації та її непряма підпорядкованість; найменування структурного підрозділу; індекс справи; номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису; заголовок справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи; дата справи; кількість листів у справі; строк зберігання справи; архівний шифр справи. На обложці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, кодів державного архіва та організації. Архівний шифр на обложці справ постійного зберігання ставиться чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів. Архівні шифри на обкладинках справ тимчасового зберігання та по особовому складу проставляються чорнилом після включення справ в річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК організації, узгоджених з ЕПК відповідної архівної установи та затверджених керівником організації. При оформленні справ найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, з вказанням повного найменування організації, якій вона безпосередньо підпорядковується. Якщо організація має офіційно прийняте скорочене найменування, то воно вказується в дужках після повного найменування. При зміні найменування організації впродовж періоду, охоплюваного документами справи, або при передані в іншу організацію, на обложці дописується нове найменування цієї організації, а попереднє заключається в дужки. 4.1.27. Заголовок справи на обкладинці переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок справи вносять додаткові відомості і уточнення (проставляються номера наказів, протоколів та ін.) В тих -випадках, коли справа складається з кількох томів, на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи та заголовок кожного тома. 4.1.28. В заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність. Дата справи 4.1.29. На обкладинці справи обов'язково вказується дата справи роки заведення і закінчення справи в діловодстві. Якщо в справу включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то під датою з нової строчки робиться про це запис: "У справі є документи за ... роки. Дата справи може не вказуватися тільки на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, тому що їхні дати відбиваються в заголовках справ. 4.1.30. Датою справ, що містять розпорядницьку, творчу й іншу документацію (доповіді, листи, стенограми і т.д.), для котрої точне датування має важливе значення, а також для справ, що складаються із декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. 4.1.31. Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень і т. п., то датою справи будуть точні календарні дати першого й останнього запису в журналі. 4.1.32. Датою справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (якщо вони затверджуються) або упорядкування першого й останнього протоколу, що складають справу. 4.1.33. Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено. 4.1.34. При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. Приклад: 9 травня 1945 року. При позначенні дати документа допускається її скорочене цифрове написання, у том випадку якщо це не приводить до неоднозначності тлумачення дати. Приклад: 09.05.45р. Якщо дата документа або окремих її елементів визначається приблизно, на підставі аналізу вмісту документа, то межі коливання обмовляються, а дата або окремі її елементи заключаються в квадратні дужки Повні або окремі її елементи, не абсолютно достовірні, супроводжуються знаком питання. Приклад: [не раніше 1961 р].; [не раніше квітня - не пізніше травня 1940 р.]; [22 вересня 1952р.?]. 4.1.35. Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є вказівка кількості листів у справі, що вказується на підставі завіряючого напису справи, і терміна збереження справи (на справах постійного збереження пишеться: "Берегти постійно"), ЩО переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ організації після звіряння його по відомчому переліку документів із указівкою термінів їхнього збереження. 4.2. Упорядкування й оформлення описів справ у діловодстві організації 4.2.1. На всі завершені в діловодстві організації справи постійного і тимчасового (понад 10 років) збереження і справи по особистому складу, що пройшли експертизу цінності, сформовані й оформлені відповідно до вимог ЕДСД і підрозділів, сисних правил, складаються описи справ. 4.2.2. Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ. Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ. 4.2.3. Описи складаються окремо на: - справи постійного збереження; - справи тимчасового (понад 10 років) збереження; - справи по особовому складу й інші однотипні справи; - на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.); службові відомчі видання. Окреме опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації. Складання опису справ структурного підрозділу 4.2.4. У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації (у безструктурній організації - на всі справи, що утворилися в процесі їїдіяльності) і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін (на справи громадських організацій і виборних органів). Примітка. При наявності в структурних підрозділах неописаних справ за декілька років за узгодженням із відомчим архівом на них може складатися одне описування (усередині ж справи розташовуються по роках їх заведення). 4.2.5. Описи справ структурних підрозділів складаються в залежності від порядку, встановлюваного інструкцією з діловодства організації, працівниками служби діловодства організації або особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах під методичним керівництвом відомчого архіву. 4.2.6. Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після
Loading...

 
 

Цікаве