WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Організація документообігу на підприємстві - Реферат

Організація документообігу на підприємстві - Реферат

установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення. Відбір документів, для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, здаються працівниками служби документації або відомчого архіву організації господарчій службі установи або конторам з заготівлі вторинної сировини. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи. Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці має відповідати року заведення ізакінчення справи; у справі, що містить документи років, щопередували рокові утворення справи, під датою робиться запис : єдокументи за ___роки). На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частіш), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини) . Позначення дати включає число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назва місяця - словом. На обкладинці проставляється номер справи за описом, і за погодженням з відомчим архівом, номер опису і фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописується нова назва. Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконуються чорним світлостійким чорнилом або пастою. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою. Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі, за методичною допомогою архіву установи. Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення останнього за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу 5, Ідо значаться за номенклатурою і заведені у 1994 р, будуть мати номери: 5 П-94, 5 Т-94, 5О/С-94. графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберігання мусить мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим підрозділам установи, про наявність копій тощо; систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і установи в цілому; кожна справа вкоситься до опису лід самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером; у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; справи з особо його складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюються особливості нумерації (літерні і пропущені номери). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначається "Документи з даного питання див. також у розділі за __ рік, №". Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії (ЕК), опис розглядається і затверджується нею. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складається у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються ,І на зберігання до державних архівівУкраїни. Зведений), і опис справ постійного зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі 4 примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи у державний архів в установлені строки. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються
Loading...

 
 

Цікаве