WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Кадрове діловодство - Реферат

Кадрове діловодство - Реферат

виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Особова справа складається з таких документів:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів зфотографією працівника розміром 4x6 см;
3) автобіографія;
4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);
6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів;
9) матеріали проведення атестації;
10) опис документів.
Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.
І. Конфіденційна інформація. 1. Прізвище, ім'я, по батькові.
2. Адреса.
3. Телефон.
4. Дата народження.
5. Сімейний стан.
6. Діти (кількість та вік).
7. Володіння мовами.
8. Комп'ютерна грамотність,
9. Область спеціалізації.
II. Освіта (у хронологічному порядку).
1. Час освіти.
2. Назва учбового закладу.
ІІІ. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).
1. Період роботи.
2. Місце роботи.
Якщо для інофірми, то починаємо хронологію ВІДПОВІДНО з останнього місця навчання (роботи).
Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.
Як правило складається з:
1. Назви документа.
2. Анкетних даних (прізвище, ім'я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта).
3. Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.)
4. Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення.
5. Висновки.
За додатковою інформацією можна звернутися за телефоном:
Підпис - безпосереднім керівником робітника (не завіряється печаткою);
- керівником підприємства (завіряється круглою печаткою).
Заява про прийняття на роботу (у довільній формі). Повинна включати реквізити:
назва організації, посада, прізвище, ініціали посадової особи, яка має право приймати на роботу;
відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса);
назва виду документа;
текст;
перелік доповнень із вказівкою кількості сторінок;
дата заяви;
підпис заявника.
До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці обкладинки особової справи.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.
Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за наведеною у додатку __ формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа
Loading...

 
 

Цікаве