WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

проставляється кількість листів основного документу і додатків з вказанням грифу їх конфіденційності, наприклад: "Кількість листів: 1 к + 5 нк". При наявності в пакеті який надійшов, декількох документів, кожний з них враховується за окремим номером. В журналах і картках обліку залікуються не тільки вихідні дані про документ, але й відомості про його рух з моменту поступлення або видання до закінчення виконання і підшивки в справу, відправки адресату або знищення. Кожній запис завіряється розписами співробітники служби конфіденційної документації і виконавця або другого співробітника цієї служби. При заповненні на конфіденційних документ одного примірника облікової картки виникає необхідність ведення контрольного журналу. Журнал призначеній для забезпечення послідовності присвоєння документам порядкових облікових номерів, контролю за наявністю документів і карток, прискорення пошуку документів. Напроти облікового номеру документу в журналі зазначається прізвище особи, яка розписалася в картці за отримання документу, тобто фіксується місцезнаходження документу. При заповненні на документ двох або більше примірників, картки функцію контрольного журналу виконує валова картотека. Традиційний обліковий та довідково-інформаційний банк даних по конфіденційним документам звичайно включає в себе: довідкову картотеку на невиконані документи, в якій перші примірники карток розташовуються по виконавцям; валову картотеку з розділами невиконаних (для других примірників карток) і виконаних (дня перших примірників карток) документів, в якій картки розташовуються в послідовності облікових номерів документів; контрольну картотеку, в якій додаткові примірники карток розташовуються по термінам виконання документів; довідкову картотеку на виконані документи, в якій другі примірники карток розташовуються по кореспондентам. Якщо на конфіденційні документи ведеться довідкова картотека, аналогічна картотеці на відкриті документи, то частина картотеки на невиконані документи формується по виконавцям, а в частині на виконані документи картки розташовуються по рубрикам номенклатури справ (якщо нумерація документів ведеться по кожній справі окремо) або у валовій послідовності номерів документів. В обох варіантах примірники картки розміщуються одночасно в обидві частини картотеки. По закінченні робочого дня другий співробітник служби конфіденційнії документації перевіряє правильність реєстрації документів та їх наявність. В облікових формах не дозволяється робити які-небудь виправлення за допомогою коректуючої речовини або підчистки бритвою. Виправлення акуратно вписуються працівником служби конфіденційної документації біля або вище помилкового запису і завіряються його розписом. Помилковий запис закреслюється однією рискою. Облікові форми не повинні містити конфіденційні відомості. Разом з тим журнали і картотеки містять в сукупності дані обмеженого розповсюдження, у зв'язку з чим їх належить зберігати в умовах, що виключають доступ до них сторонніх осіб. Переміщення конфіденційних документів між співробітниками служби конфіденційної документації фіксується е передаточному журналі. Автоматизований обпік конфіденційних документів включає в себе наступні процедури: ввід в систему вихідних відомостей про документи і формування машинного (електронного) журналу (картотеки); контроль правильності внесених записів та їх відповідність "рахованим документам; роздруківка на паперовому носії введених записів (окремо по кожному документу або по всім документам за робочий, день) для формування традиційного журналу (картотеки); роздруківка при необхідності облікової форми (листа журналу, картки) видачі документа. В електронний журнал конфіденційні документи вносяться в хронологічній послідовності їх надходження в службу конфіденційної документації. Паперові роздруківки записів вихідних відомостей про документ внесеш в електронний журнал, забезпечують облікову функцію посвідчення факту надходження або видання документа, його місцезнаходження і місця зберігати. Роздруківки в комплексі формують традиційній обліковий журная (картотеку), в якому записи про документи розташовуються у валовому порядку. Журнал е одночасно: описом конфіденційних документів; страховим масивом облікових даних, про документи на випадок пошкодження або знищення електронного журналу. Автоматизований довідково-інформаційний банк даних по конфіденційних документах має допоміжне значення і ведеться разом з банком даних на паперових носіях. Автоматизований банк даних реалізує функцію довідкового та пошукового обслуговування користувачів, контролю виконання документів і інколи роботи персоналу з електронними аналогами паперових документів. Облікова функція зберігається за традиційним банком даних. Відомості про зміну місцезнаходження документа вносяться в електронний журнал, який виконує в даному випадку роль контрольного журналу. Після виконання робиться нова роздруківка повних відомостей про документ, яка розміщується в традиційну картотеку замість роздруківки вихідних відомостей про документ, яка там знаходилась. Видача документів виконавцям здійснюється по роздруківкам облікового журналу (карток обліку) документів, в яких фіксується розпис за отримання і повернення документів. Документи (наприклад, інвентарного обліку) можуть також видаватися під розпис в роздруківці картки обліку видачі документа. У великих підприємницьких структурах інколи використовується метод "електронного підпису" за отримання і повернення електронного документу. Подібна автоматизовані системи повинні базуватися на чітких принципах і методах розмежування доступу до інформації, мати комплексний захист від зловмисника. Облік виданих конфіденційних документів додатково вирішує наступні завдання: попередження втрати чорновиків і варіантів документу; підтвердження фактів знищення всіх чорнових матеріалів, які виникли у процесі виконання документа;підтвердження факту передачі документу на відправку або виконання, передачі його іншим співробітникам служби конфіденційної документації, Для обліку виданих конфіденційних документів виконавець здає співробітнику служби конфіденційної документації: всі примірники підписаного керівником документу; додатки до документу (при наявності); чорновики основного документу і додатків, редакції і варіанти документу, робочі записи; документ, який став основою для складання даного документу. Про здачу та знищення вказаних матеріалів співробітник служби конфіденційної документації робить відмітку в облікових картках документів і у внутрішніх описах документів, що знаходяться у виконавця. Відмітка в обліковій картці завіряється розписами вказаного співробітника і виконавця. Факт знищення чорновика і інших матеріалів підтверджується також відміткою на копії документу, що залишається у справі служби конфіденційної документації. Наприклад: "Чорновик знищено. Дата. Підпис співробітника служби документації". Чорновики та інші матеріали знищуються у присутності виконавця шляхом спалення або подрібнення, що виключає можливість відновлення тексту. Спроби виконавців залишити у своєму розпорядженні які-небудь невраховані матеріали по виконаному конфіденційному документу повинні розглядатися керівництвом фірми як грубе порушення
Loading...

 
 

Цікаве