WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

можуть також приходити по факсимільному зв'язку, електронній пошті, по телеграфному і телетайпному зв'язку. Важкість виділення конфіденційних документів з загального потоку кореспонденції полягає в тому, що на пакетах, конвертах і часто на самих документах не ставиться гриф конфіденційності. Пояснюється це не тільки суто індивідуальним підходом до присвоєнім інформації статусу конфіденціальної, але й небажанням відправника звертати увагу сторонніх осіб на гриф обмеження доступу. Враховуючи цю особливість, відкриття документів, попередній розгляд і розподіл всієї кореспонденції, яка надходить, виконується кваліфікованим співробітником служби конфіденційної документації фірми, який добре знає структуру фірми, функції структурних підрозділів і співробітників, склад конфіденційної інформації Документи, що надходять по лініям факсимільного зв'язку, також продивляються цим співробітником з метою визначення можливої їх конфіденційності. Співробітник відкриває всі пакети, конверти, бандеролі (крім тих, що мають помітку "Особисто"), перевіряє правильність адресування та комплектність документів. Документи, які надійшли, він розподіляє на дві групи: ті, що мають гриф або яку-небудь відмітку обмеження доступу і ті, що не мають такої відмітки. Документи другої групи порівнюється з переліком документів фірми, віднесених до категорії конфіденційних. Подібний перелік регулярно коректується у відповідності із змінами в діяльності фірми, виникненням нових видів роботи, складеними прогнозами і планами. Якщо співпадає найменування або тема документу, який надійшов, з однією з позицій переліку, на документі проставляється гриф обмеження доступу необхідного рівня конфіденційності. Одночасно проставляється термін дії грифу і умови його зняття, вказані в переліку. Якщо документ надійшов з грифом обмеження доступу, то цей гриф не може бути знятий навіть у випадку, коли даний документ не входить у вказаний вище перелік. Гриф може бути змінений тільки в сторону підвищення рівня конфіденційності, тому що фірма зобов'язана захищати не тільки свої секрети, але й секрети всіх юридичних і фізичних осіб, що встановили контакт з даною фірмою. Всі конфіденційні документи, що надійшли, належать негайному обліку. Документи, не віднесені до розряду конфіденційних, повторно уважно розглядаються і передаються співробітнику, зайнятому обробкою і зберіганням відкритих документів. У процесі обробки конфіденційних документів, що відсилаються, вирішуються наступні задачі захисту інформації і її носіїв: виключити можливість таємного відкриття пакету і несанкціонованого ознайомлення з документами у процесі їх пересилки (передачі) адресату, підміни документів і листів; обмежити можливість втрати, викрадення або підміни пакету з конфіденційнім документом; підтвердити факт відправки документу і правильність оформлення цього факту в облікових формах; виключити помилкову відправку документа, пакету іншому адресату, безпідставну розсипку документів ряду адресатів. Конвертування і відправка конфіденційних документів здійснюється співробітником служби конфіденційної документації фірми. Відправка документів особисто виконавцями не допускається. Дозволом на відправку вихідного конфіденційного документу є підписаний першим керівником фірми супровідний лист до документа або дозвільний загаю, зроблений особисто керівником в обліковій картці, якщо документ відсилається без супровідного листа. Під час пересилки конфіденційних документів поштою або по каналам факсимільного або іншого оперативного зв'язку текст документу шифрується. Конфіденційні документи запаковуються у два пакети, тобто здійснюється їх двійне пакетування. На внутрішньому пакеті вказуються: гриф конфіденційності, прізвище особи, якій документ адресується, номера вкладених документів, при необхідності ставиться помітка "Особисто". Внутрішній пакет опечатується паперовими наклейками, на яких ставиться печатка "Для пакетів" або печатка служби конфіденційної документації фірми. Зовнішній пакет оформлюється у відповідності з Поштовими правилами, вказані вище відомості на нього не виносяться. Пакети з конфіденційними документами пересилаються цінними відправленнями. Передача їх в поштове відділення фіксується в поштовому реєстрі копія якого з поштовим штемпелем підшивається у відповідній справі. Частіше за все пакети: з конфіденційними документами передаються адресатам кур'єрами (нарочними) фірми. В цьому випадку подвійне конвертування, як правило, не застосовується. Всі необхідні відмітки робляться на одному світлонепроникному пакеті, який опечатується. Передача документів кур'єром фіксуєш, в розносній книзі або реєстрі, розписці. Отже, обробка конфіденційних документів, що надійшли і відправляються, пов'язана з виконанням ряду додаткових процедур і відрізняється ускладненою технологією, що дозволяє вирішити не тільки чисто експедиційні завдання, але й завдання захисту інформації і носія від можливого несанкціонованого доступу. Облік конфіденційних документів і формування довідково-інформаційного банку даних по документам Облік конфіденційних документів передбачає не тільки реєстрацію факсу створення (видання) або отримання документа, але й обов'язково фіксацію зсік переміщень документа по інстанціях, керівникам і виконавцям у процесі розгляду, виконання і використання документів. Обпік цих документів та їх зберігання завжди централізовані в підрозділі конфіденційної документації фірми або у референта першого керівника. Голосною метою обліку конфіденційних документів є забезпечення їх фізичного збереження. Облік конфіденційних документів вирішує наступні завдання: фіксування факту надходження або видання документа; фіксування місця знаходження документа; забезпечення пошуку документів під час перевірив наявності або необхідності звернення до документу; забезпечення довідково-інформаційної і контрольної роботи по документах; попередження втрати копій та примірників документу, чорновиків і редакцій, додатків та окремих листків. Для вирішення. цих завдань доцільно вести наступні види обліку конфіденційних документівфірми: облік вхідних документів; облік підготовлених, виданих вихідних (ті, що відправляються) і внутрішніх документів; інвентарний (виділений) облік документів, справ та носіїв конфіденційної інформації. При любому виді обліку індексування конфіденційних документів базується на валовій нумерації документів всього потоку на протязі календарного року. Перевага валової нумерації по лягає в гарантованому збереженні номеру, виділеного для даного документу, записі вихідних відомостей про документ і картку, заведену на документ. Ні один номер не може щезнути, а карточка випасти із систематизованого по номерам масиву. Серйозним недоліком валової нумерації документів є відсутність її прив'язки до місця зберігання документу. Однак до валового номера документу може добавлятися смисловій індекс, що означатиме справу по номенклатурі, в якому буде зберігатися документ, підрозділ-виконавець і ті. Номер конфіденційного документу, що надійшов, проставляється не тільки у вхідному штампі на першому листі документу, але й на першому листі кожного додатку в штампі "До вх. № __" з вказанням року реєстрації. У вхідному штампі документу додатково
Loading...

 
 

Цікаве