WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу - Реферат

приміщеннях; залишати конфіденційні документи на робочому столі без контролю, зберігати ці документи разом з відкритими документами і матеріалами, залишати без контролю ПЕОМ з загруженою конфіденційною інформацією; розголошувати відомості про характер автоматизованої обробки конфіденційної інформації на ПЕОМ і про особисті ідентифікуючі паролі; розголошувати відомості про склад конфіденційних документів і матеріалів, що знаходяться у нього, систему їх захисту і місце зберігання, а також відомих йому елементах забезпечення безпеки фірми. По закінченні робочого дня керівники і виконавці повинні перевірити наявність конфіденційних документів (в тому числі на магнітних носіях), переконатися в їх комплектності і здати їх в службу конфіденційної документації. Залишати конфіденційні документи на робочому місці не дозволяється. Здається, як правило, кожний документ окремо. При наявності у співробітника декількох конфіденційних документів, необхідних йому для щоденної роботи, вони можуть поміщатися разом з описом в спеціальний кейс, який зачиняється, опечатується особистою печаткою цього співробітника і здається в службу конфіденційної документації. Отже, робота керівників і виконавців з конфіденційними документами регламентується досить жорсткими вимогами до дотримання діючого у фірмі порядку забезпечення збереження фірменних секретів. Однак, обмеження в оперуванні інформацією, що виникають не молена розглядати як наслідок недовіри до персоналу. Дотримання цих вимог дозволяє правильно організувати досить складу роботу з конфіденційними документами і, що дуже важливо, дає впевненість співробітникам в правильності своїх, дій. 5. Облік і зберігання справ з конфіденційними документами Основною формою обліку справ, що містять конфіденційні документи, є номенклатура справ поточного року, у відповідності з якою організуються формування, зберігання і перевірка наявності справ. Крім цього номенклатура входить складовою частішою в комплекс нормативних матеріалів, що забезпечують функціонування дозвільної системи доступу персоналу до конфіденційних документів. Вона складається з таким розрахунком, щоб кожний виконавець працював тільки з тими справами, які необхідні йому для виконання службових обов'язків і до яких не мають доступу інші виконавці. Номенклатура справ, призначена для систематизації конфіденційних документів, може бути складовою частиною загальної номенклатури справ фірми або існувати в якості самостійного документа. По формі вона не відрізняється від номенклатури справ для відкритих документів. Однак додатково в ній вказуються: прізвище виконавця (виконавців), якому надано право користуватися справою, прізвище особи, відповідальної за формування та зберігання справи, інвентарний архівний номер справи, номер і дата акту про знищення, відмітка про зняття грифа конфіденційності і передачі справи на відкрите зберігання та інші відомості Номенклатура справ враховується по картотеці підготовлених (виданих) конфіденційних документів. Після закінчення року вона підшивається у справу, що містить номенклатури за минулі роки. Справа знаходиться на інвентарному обліку. Справи формуються централізовано у службі конфіденційної документації, яка здійснює їх поточне і архівне зберігання. Зберігання справ з конфіденційними документами на робочих місцях керівників і виконавців не дозволяється. Гриф конфіденційності справи вказується на обгортці. На внутрішню сторону обгортки переноситься з номенклатури прізвище виконавця, якому справа видається для роботи. Одночасно з заведенням справи заповнюється картка обліку видачі справи. У справу входять тільки конфіденційні документи. Зберігати в одній справі конфіденційні і відкриті документи не дозволяється. Також окремо з відмінностями по доступу зберігаються конфіденційна і відкрита інформація в пам'яті ПЕОМ. При необхідності під одним заголовком можуть заводитись конфіденційні і не конфіденційні справи. При знятті з документів грифу конфіденційності вони переміщаються в аналогічну справу без грифу, яке зберігається в канцелярії або управлінні справами фірми. Це дає можливість обмежити число конфіденційних справ і зробити їх захист більш ефективним. На початку справи розмішується внутрішній опис справи, всі виправлення, які були в неї внесені, завіряються розписами виконавця (або контролюючої особи) і співробітника служби конфіденційної документації. Нумерація листів здійснюється у процесі ведення справи, при підшивці в нього документів. Одночасно відомості про підшитий документ і номери листів вносяться в опис справи. При вилученні документа з справи нумерація листів зберігається, але відсутні листи згадуються в опису з вказанням причини вилучення документа або його частини і їх нового місцезнаходження. Замість вилучених документів у справу може поміщатися довідка-заступник, в якій вказуються підстави вилучення документа або дані про знищення. Справа може бути закрита тільки після виконання і підшивки в неї всіх документів за минулий рік. Справи, закріплені за конкретними виконавцями, можуть мати індивідуальні кольорові відмітки для контролю за їх місцезнаходженням на робочому місці. В невеликих фірмах конфіденційні документи при надходженні або виданні можуть зразу ж включатися у справу. В подальшому виконавець працює з конфіденційною справою, а не з окремимдокументом. В цьому випадку в опис документів, що знаходяться у виконавця, включається справа в цілому. Виконавцям не дозволяється зберігати в себе на робочому місці копії готових конфіденційних документів, виконавцями яких вони не були. Отже, систематизація виконаних конфіденційних документів у справи призначена не тільки для вирішення завдань забезпечення пошуку і наступного використання архівних документів, але й завдати обмеження доступу персоналу до архівних документів фірми, контролю за збереженням і наявністю конфіденційних документів і справ. Захист конфіденційної інформації під час проведення нарад чи переговорів Наради і переговори, у процесі проведення яких можуть згадуватися відомості, що складають таємницю фірми або її партнерів, мають назву конфіденційних. Дозвіл на проведення таких нарад та переговорів (далі по тексту - нарада) із запрошенням представників інших організацій і фірм дає виключно перший керівник фірми. Рішення першого керівника про конфіденційну нараду, яка має відбутися, доводиться до відома керівника служби конфіденційної документації та начальника служби безпеки. Інформація про це рішення фіксується спеціальним співробітником служби конфіденційної документації на картці обліку з метою подальшого контролю за підготовкою і проведенням такої наради. Планові і непланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями (головними спеціалістами по напрямкам роботи) з обов'язковим попереднім інформуванням керівника служби конфіденційної документації. По факту проведення таких нарад в службі конфіденційної документації заводиться облікова картка конфіденційної документації, в якій фіксується склад розглянутих питань, прийняті рішення і склад присутніх на кожному питанні співробітників фірми. Доступ співробітників фірми на любі конфіденційні наради
Loading...

 
 

Цікаве