WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Складання й оформлення службових документів - Реферат

Складання й оформлення службових документів - Реферат

досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.
Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:
"Шановний Іване Васильовичу!"
"Пане Сметанін!" "Шановний пане Андрійчук!"
"Шановні панове!" (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).
Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: "У зв'язку з...", "Відповідно до...", "Як відомо, ...", "Ймовірно..", "Прошу..", "Просимо..." та ін.
Уживають також дієприслівникові звороти: "Враховуючи...", "Незважаючи на...", "Розглянувши зауваження...", "Розглянувши пропозиції...", "Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України..." та ін.
Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5 (Див. дод. 13-19).
- РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:
11 - дата (проставляють у день підписання документа);
12 - індекс (проставляють у день підписання документа);
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);
16 - адресат;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);
26 - відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
28 - прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29 - позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.
Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:
Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. Наприклад:
Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:
"Просимо взяти участь у... "
"Запрошуємо.."
"Запрошуємо Вас.."
"Щиро запрошуємо Вас.. "
"Ми раді запросити Вас.."
Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:
Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що долаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: "Надсилаємо...", "Направляємо...", "Відправляємо..." і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються. Наприклад:
або
Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляють конкретному адресатові. Наприклад:
або
Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова "підтверджувати". Наприклад:
або
Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.
Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова "нагадувати".
Наприклад:
Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).
Текст гарантійного листа може бути таким:
або
Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу. Наприклад:
Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь - позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим. Наприклад:
або
Loading...

 
 

Цікаве