WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Основні моменти протоколу - Реферат

Основні моменти протоколу - Реферат

змішаного запису, який складається з цифр і слів (можна 473000, а можна 453 тис.; можна 1000000, а можна 105). Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.
7)На відміну від загальнонародної розмовної мови, де приблизна кількість виражається багатьма однослівними, описовими й фразеологічними одиницями, у діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше). Натомість широко вживані в діловому стилі дробові числівники в розмовній мові майже не вживаються.
8)Наявність чи відсутність іменника при числовій назві залежить від тексту документа (від його конкретного змісту).
"Оформлення документів, загальні вимоги щодо оформлення ділових паперів і вживання мовних засобів
в офіційно-діловому стилі"
Основним видом ділового тексту є документ.
Документ (слово латинського походження, що означає "доказ") - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і мислительну діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення до поточної оперативної роботи і для історії.
Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських чинностей.
Діловодство є складовою частиною роботи кожного підприємства, установи, організації. У практичній діяльності установ, підприємств і організацій застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них є обов'язковим ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).
Види документів визначаються за кількома ознаками. Так за найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.
За походженням кореспонденцію поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.
За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.
За структурними ознаками ділові папери можна поділити на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься кореспонденція, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається якоїсь непередбаченої ситуації.
Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.
Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:
1)емблема організації чи підприємства;
2)зображення урядових нагород;
3)коди;
4)найменування міністерства чи відомства;
5)найменування установи, організації або підприємства;
6)назва структурного підрозділу;
7)адресат;
8)резолюція;
9)гриф затвердження;
10)індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
11) назва виду документа;
12)дата;
13)індекс;
14)посилення на індекс і дату вхідного документа;
15)місце складання або видання;
16)відмітка про контроль;
17)заголовок до тексту;
18)текст;
19)відмітка про наявність додатків;
20)підпис;
21)гриф погодження;
22)відмітка про завірення копії;
23)візи;
24)відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;
25)відмітка про надходження .
У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен х них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у неоднакових документах розташовується по-різному.
Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.
Формуляр документа повинна містить всі необхідні для оперативної роботи відомості. Так, розміщення у формулярі листа прізвища й телефону виконавця значно пришвидшує підготовку відповіді.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби.
Залежно від розташування у формулярі назви установи - автора документа розрізняють два основні вид формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.
Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.
Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках: застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальшу використання документа.
Бланки можуть виготовлятися як друкарським, так і іншими способами. У бланки документів, якімістять повторювану інформацію (довідки, зведення, доручення, інформаційні й супровідні листи та ін.), доцільно включити трафаретний текст.
У радянському діловодстві бланки наказів, постанов, протоколів та інших документів виготовляються у більшості випадків з поздовжнім розміщенням реквізитів; бланки листів - з поздовжнім і кутовим.
Кутовий варіант бланка є більш економним з точки зору використання площі аркуша та зручним для обробки, і в принципі всі бланки можуть так будуватися. Проте, враховуючи роль традицій у документуванні, кутовий бланк рекомендують головним чином для тих документів, у яких у правій верхній частині аркуша звичайно проставляються певні відомості й відмітки, - для листів, доповідних записок, довідок та інших документів, а також для бланків актів (вони в переважній більшості випадків теж затверджуються. А гриф затвердження ставиться в правій верхній частині аркуша). Інші документи можуть мати бланки з поздовжнім розміщенням реквізитів.
Деяка складність відчувається при проектуванні бланків документів установ союзних і автономних республік, що пов'язано з застосуванням реквізитів, писаних російською й національною мовами. Діюче законодавство має нормативи з цього питання; загалом же воно розв'язується в кожному конкретному випадку з урахуванням традицій, що склалися.
Як правило, назви установ союзних і автономних республік, національних округів та областей друкуються на бланках листів відповідною національною мовою і російською мовою. Обома мовами дублюються також назви структурних підрозділів (на бланках листів підрозділів).
Поштова адреса пишеться лише російською мовою. Бланки
Loading...

 
 

Цікаве