WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Особливості створення документів - Курсова робота

Особливості створення документів - Курсова робота

тощо).
За назвою розрізняють:
o накази; o положення; o протоколи; o розпорядження; o вказівки; o інструкції; o правила; o статути; o звіти; o ордери; o плани; o службові листи; o заяви тощо.
За видами документи поділяють на:
o типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
o трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не-змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
o індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
o прості, що містять інформацію з одного питання;
o складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
o внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
o зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
o термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";
o нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
o службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
o офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
o звичайні,
o для службового користування (ДСК);
o таємні;
o конфіденційні та ін.
За юридичною силою документи поділяють на такі:
o справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: o чинні; o нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
o фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
o оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
o копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: o відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); o витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); o дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).
За терміном зберігання розрізняють:
o документи постійного зберігання;
o документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
o документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
- організаційно-розпорядча;
- стандартів та технічних умов;
- планова;
- звітно-статистична;
- конструкторська;
- технологічна;
- розрахунково-грошова;
- з ціноутворення та ін.
1.2. Вимоги до бланків документів.
БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) - це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.
Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90): o для службових листів; o загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:
o кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті (додатки 1,3);
o поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша (дод. 2, 4-7).
Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:
o флаговим - кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);
o центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4- 7).
При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів - кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче - іноземною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч - іноземною (дод. 4).
При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.
На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів - наказів (дод. 5), розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.
Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.
Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит "Назва посади",який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).
Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.
Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.
Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.
Замість повної назви вищого органу - міністерства чи відомства (реквізит 6) - можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, "Мінхарчопром" замість "Міністерство харчової промисловості"). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.
Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до "Поштових правил Міністерства зв'язку". Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.
На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 - на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого
Loading...

 
 

Цікаве