WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Захист документованої інформації (науковий реферат) - Реферат

Захист документованої інформації (науковий реферат) - Реферат

У великих підприємницьких структурах інколи використовується метод "електронного підпису" за отримання і повернення електронного документу. Подібна автоматизовані системи повинні базуватися на чітких принципах і методах розмежування доступу до інформації, мати комплексний захист від зловмисника. Облік виданих конфіденційних документів додатково вирішує наступні завдання: попередження втрати чорновиків і варіантів документу; підтвердження фактів знищення всіх чорнових матеріалів, які виникли у процесі виконання документа; підтвердження факту передачі документу на відправку або виконання, передачі його іншим співробітникам служби конфіденційної документації, Для обліку виданих конфіденційних документів виконавець здає співробітнику служби конфіденційної документації: всі примірники підписаного керівником документу; додатки до документу (при наявності); чорновики основного документу і додатків, редакції і варіанти документу, робочі записи; документ, який став основою для складання даного документу. Про здачу та знищення вказаних матеріалів співробітник служби конфіденційної документації робить відмітку в облікових картках документів і у внутрішніх описах документів, що знаходяться у виконавця. Відмітка в обліковій картці завіряється розписами вказаного співробітника і виконавця. Факт знищення чорновика і інших матеріалів підтверджується також відміткою на копії документу, що залишається у справі служби конфіденційної документації. Наприклад: "Чорновик знищено. Дата. Підпис співробітника служби документації".

Чорновики та інші матеріали знищуються у присутності виконавця шляхом спалення або подрібнення, що виключає можливість відновлення тексту. Спроби виконавців залишити у своєму розпорядженні які-небудь невраховані матеріали по виконаному конфіденційному документу повинні розглядатися керівництвом фірми як грубе порушення трудової дисципліни.

Додатки до виданих конфіденційних документів є самостійними документами і мають свої облікові номера по відповідним видам обліку. Виданим конфіденціальним розпорядчим документам і протоколам присвоюється не тільки загальний валовий обліковий номер, але й порядковий номер в даній групі документів. На інвентарний (списковнй, переліковий) облік беруться наступні конфіденційні документи: ті, які не належать підшивці в справи, наприклад, зброшуровані документи, документи великого формату, креслярсько-графічні, науково-технічні документи, в тому числі ті, які є додатками до основних документів, фотокартки, рисунки; вилучені по якій-небудь причині із справи і переведені на виділене зберігання (створивши самостійну справу), наприклад, особливо цінні документи, документи більш широкого доступу, ніж інші документи, і т.д.; технічні носії інформації (чисті або з записаною інформацією), наприклад дискети, відео- і аудіокасети, касети з фотоплівкою і т.д.; паперові носії інформації особливо цінних документів для складення чорновиків, оригіналів документів, наприклад робочі зошити, окремі листи паперу, зошити з відривними листами і т.п.; журнали обліку документів і облікові картотеки, картотеки обліку видачі справ і документів, закінчені виробництвом справи. На інвентарний облік після заповнення довідкових карток можуть братися всі конфіденційні документи фірми, якщо об'єм таких документів невеликий.

Поставлені на інвентарний облік технічні носії інформації маркуються. Маркування передбачає нанесення на них таких даних: інвентарного номера, номера або назви структурного підрозділу, прізвища виконавця. Написи роблять фарбованого речовиною, яка має добру механічну стійкість. Цією ж речовиною фарбуються гвинти або інші деталі, що скріплюють корпус касети, дискети або футляра з метою сигналізації про їх несанкціоноване відкриття.

Облік конфіденційних документів дозволяє не тільки забезпечити збереження документів і організувати по ним довідково-інформаційну і контрольну роботу, але й проводити періодичні і неперіодичні перевірки наявності документів. Метою перевірки наявності конфіденційних документів є встановлення фактичної відповідності наявних документів записам в облікових формах, їх збереженню, цілісності і комплектності. Такі перевірки спонукають виконавців до ретельного дотримання правил роботи з документами і піклування про їх фізичне збереження. Перевірка проводиться від облікових даних до документів, примірникам документів і складовим частинам кожного примірника. Регламентовані, обов'язкові перевірки наявності конфіденційних документів проводяться щоквартально і по закінченні календарного року. Не регламентовані перевірки здійснюються при зміні керівництва підрозділів, звільненні виконавця, після закінчення екстремальної ситуації, виявлення фактів загрози інформації і в інших випадках. Якщо регламентовані перевірки наявності охоплюють всі конфіденційні документи фірми, то при нерегламентованій перевірці обмежуються конкретною частішою документації. Перевірки наявності документів проводяться спеціально призначеною комісією, в яку звичайно входять: заступник керівника фірми, керівник служби безпеки та інші особи. По результатам перевірки складається акт. Щоденні перевірки наявності документів (самоперевірки) проводяться по закінченні робочого дня всіма співробітниками, що працюють з конфіденційними документами.

5. Порядок роботи персоналу з конфіденційними документами. При виході документів за межі служби конфіденційної документації їх безпека різко знижується за рахунок санкціонованого ознайомлення з ними значної кількості співробітників фірми. У зв'язку з цим правильна організація роботи персоналу з цими документами є дуже важливою. Особливо велика загроза електронним документам в результаті потенційної доступності інформації великій кількості співробітників і важкості визначення часто самого факту крадіжки інформації.

Керівники і виконавці фірми під час роботи з конфіденційними документами зобов'язані: знайомитися тільки з тими конфіденційними документами, до яких вони отримали дозвіл на доступ в силу посадових обов'язків; пред'являти працівнику служби конфіденційної документації документи, які за ним числяться, для перевірки їх наявності і комплектності; вести облік документів, які у них знаходяться; щодня по закінченні робочого дій перевіряти наявність документів, здавати їх на зберігання в службу конфіденційної документації; негайно повідомляти безпосередньому керівнику і в службу конфіденційної документації про втрату або недостачу документів, виявлення лишніх або неврахованих документів, окремих листів; здавати по опису в службу конфіденційної документації всі документи, які за ними числяться, при звільненні, перед виходом у відпустку, від'їзді у відрядження.

Всі передачі конфіденційних документів керівникам і виконавцям повинні реєструватися в картках обліку документів. Прийом та видача документів здійснюються під розпис, що необхідно для встановлення факту покладення персональної відповідальності за документ на конкретних співробітників. Керівники, виконуючи процедуру розгляду документів, вирішують наступні завдання захисту інформації: прийняття правильного рішення по складу виконавців, допущених до документу; виключення можливості ознайомлення з документом сторонніх осіб; попередження можливості крадіжки або копіювання документів відвідувачами, секретарем та іншими особами; виключення можливості витоку інформації по технічним каналам.

При цьому необхідно пам'ятати, про сторонньою особою є будь-яка особа, яка не має права доступу до даного конкретного документу, в тому числі інші керівники і спеціалісти фірми. Співробітник служби конфіденційної документації, видаючи документи виконавцям для роботи, зобов'язаний: попередити видачу документа особі, яка не має права доступу до нього; зафіксувати факт передачі документу виконавцю; забезпечити фізичне зберігання документа, додатків, листів і інших частин документа; ознайомити виконавця тільки з тією частиною документа, яка йому адресована; попередити можливість ознайомлення з документом сторонньої особи при видачі документа виконавцю і поверненні документа; забезпечити облік документів, що знаходяться у виконавців. Відповідальність за збереження конфіденційних документів і попередження витоку інформації в підрозділах фірми несуть їх керівники.

Друкування конфіденційних документів на паперовому носії проводиться співробітником служби конфіденційної документації на друкарській машинці або за допомогою ПЕОМ. Виготовляти документи може й сам виконавець на своєму робочому місці при умові забезпечення збереження таємниці фірми. На останньому листі кожного примірника документу проставляється кількість надрукованих примірників, їх адреса або місцезнаходження, прізвище та номер телефону виконавця, прізвище оператора, що друкував документ, і дата.

Loading...

 
 

Цікаве