WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Захист документованої інформації (науковий реферат) - Реферат

Захист документованої інформації (науковий реферат) - Реферат

Під час пересилки конфіденційних документів поштою або по каналам факсимільного або іншого оперативного зв'язку текст документу шифрується. Конфіденційні документи запаковуються у два пакети, тобто здійснюється їх двійне пакетування. На внутрішньому пакеті вказуються: гриф конфіденційності, прізвище особи, якій документ адресується, номера вкладених документів, при необхідності ставиться помітка "Особисто". Внутрішній пакет опечатується паперовими наклейками, на яких ставиться печатка "Для пакетів" або печатка служби конфіденційної документації фірми. Зовнішній пакет оформлюється у відповідності з Поштовими правилами, вказані вище відомості на нього не виносяться. Пакети з конфіденційними документами пересилаються цінними відправленнями. Передача їх в поштове відділення фіксується в поштовому реєстрі копія якого з поштовим штемпелем підшивається у відповідній справі. Частіше за все пакети: з конфіденційними документами передаються адресатам кур'єрами фірми. В цьому випадку подвійне конвертування, як правило, не застосовується. Всі необхідні відмітки робляться на одному світлонепроникному пакеті, який опечатується. Передача документів кур'єром фіксуєш, в розносній книзі або реєстрі, розписці. Отже, обробка конфіденційних документів, що надійшли і відправляються, пов'язана з виконанням ряду додаткових процедур і відрізняється ускладненою технологією, що дозволяє вирішити не тільки чисто експедиційні завдання, але й завдання захисту інформації і носія від можливого несанкціонованого доступу. Облік конфіденційних документів і формування довідково-інформаційного банку даних по документам.

Облік конфіденційних документів передбачає не тільки реєстрацію факсу створення (видання) або отримання документа, але й обов'язково фіксацію зсік переміщень документа по інстанціях, керівникам і виконавцям у процесі розгляду, виконання і використання документів. Облік цих документів та їх зберігання завжди централізовані в підрозділі конфіденційної документації фірми або у референта першого керівника. Головною метою обліку конфіденційних документів є забезпечення їх фізичного збереження. Облік конфіденційних документів вирішує наступні завдання: фіксування факту надходження або видання документа; фіксування місця знаходження документа; забезпечення пошуку документів під час перевірив наявності або необхідності звернення до документу; забезпечення довідково-інформаційної і контрольної роботи по документах; попередження втрати копій та примірників документу, чорновиків і редакцій, додатків та окремих листків. Для вирішення. цих завдань доцільно вести наступні види обліку конфіденційних документів фірми: облік вхідних документів; облік підготовлених, виданих вихідних (ті, що відправляються) і внутрішніх документів; інвентарний (виділений) облік документів, справ та носіїв конфіденційної інформації.

При будь-якому виді обліку індексування конфіденційних документів базується на валовій нумерації документів всього потоку на протязі календарного року. Перевага валової нумерації по лягає в гарантованому збереженні номеру, виділеного для даного документу, записі вихідних відомостей про документ і картку, заведену на документ. Ні один номер не може щезнути, а карточка випасти із систематизованого по номерам масиву. Серйозним недоліком валової нумерації документів є відсутність її прив'язки до місця зберігання документу. Однак до валового номера документу може добавлятися смисловій індекс, що означатиме справу по номенклатурі, в якому буде зберігатися документ, підрозділ-виконавець і ті.

При наявності в пакеті який надійшов, декількох документів, кожний з них враховується за окремим номером. В журналах і картках обліку залікуються не тільки вихідні дані про документ, але й відомості про його рух з моменту поступлення або видання до закінчення виконання і підшивки в справу, відправки адресату або знищення. Кожний запис завіряється розписами співробітники служби конфіденційної документації і виконавця або другого співробітника цієї служби.

При заповненні на конфіденційних документ одного примірника облікової картки виникає необхідність ведення контрольного журналу. Журнал призначеній для забезпечення послідовності присвоєння документам порядкових облікових номерів, контролю за наявністю документів і карток, прискорення пошуку документів. Напроти облікового номеру документу в журналі зазначається прізвище особи, яка розписалася в картці за отримання документу, тобто фіксується місцезнаходження документу. При заповненні на документ двох або більше примірників, картки функцію контрольного журналу виконує валова картотека.

Традиційний обліковий та довідково-інформаційний банк даних по конфіденційним документам звичайно включає в себе: довідкову картотеку на невиконані документи, в якій перші примірники карток розташовуються по виконавцям; валову картотеку з розділами невиконаних (для других примірників карток) і виконаних (дня перших примірників карток) документів, в якій картки розташовуються в послідовності облікових номерів документів; контрольну картотеку, в якій додаткові примірники карток розташовуються по термінам виконання документів; довідкову картотеку на виконані документи, в якій другі примірники карток розташовуються по кореспондентам. Якщо на конфіденційні документи ведеться довідкова картотека, аналогічна картотеці на відкриті документи, то частина картотеки на невиконані документи формується по виконавцям, а в частині на виконані документи картки розташовуються по рубрикам номенклатури справ (якщо нумерація документів ведеться по кожній справі окремо) або у валовій послідовності номерів документів. В обох варіантах примірники картки розміщуються одночасно в обидві частини картотеки. По закінченні робочого дня другий співробітник служби конфіденційнії документації перевіряє правильність реєстрації документів та їх наявність. В облікових формах не дозволяється робити які-небудь виправлення за допомогою коректуючої речовини або підчистки бритвою. Виправлення акуратно вписуються працівником служби конфіденційної документації біля або вище помилкового запису і завіряються його розписом. Помилковий запис закреслюється однією рискою. Облікові форми не повинні містити конфіденційні відомості. Разом з тим журнали і картотеки містять в сукупності дані обмеженого розповсюдження, у зв'язку з чим їх належить зберігати в умовах, що виключають доступ до них сторонніх осіб. Переміщення конфіденційних документів між співробітниками служби конфіденційної документації фіксується е передаточному журналі.

Автоматизований облік конфіденційних документів включає в себе наступні процедури: ввід в систему вихідних відомостей про документи і формування машинного (електронного) журналу (картотеки); контроль правильності внесених записів та їх відповідність "рахованим" документам; роздруківка на паперовому носії введених записів (окремо по кожному документу або по всім документам за робочий, день) для формування традиційного журналу (картотеки); роздруківка при необхідності облікової форми (листа журналу, картки) видачі документа. В електронний журнал конфіденційні документи вносяться в хронологічній послідовності їх надходження в службу конфіденційної документації. Паперові роздруківки записів вихідних відомостей про документ внесеш в електронний журнал, забезпечують облікову функцію посвідчення факту надходження або видання документа, його місцезнаходження і місця зберігати. Роздруківки в комплексі формують традиційній обліковий журнал (картотеку), в якому записи про документи розташовуються у валовому порядку. Журнал є одночасно: описом конфіденційних документів; страховим масивом облікових даних, про документи на випадок пошкодження або знищення електронного журналу.

Автоматизований довідково-інформаційний банк даних по конфіденційних документах має допоміжне значення і ведеться разом з банком даних на паперових носіях. Автоматизований банк даних реалізує функцію довідкового та пошукового обслуговування користувачів, контролю виконання документів і інколи роботи персоналу з електронними аналогами паперових документів. Облікова функція зберігається за традиційним банком даних. Відомості про зміну місцезнаходження документа вносяться в електронний журнал, який виконує в даному випадку роль контрольного журналу. Після виконання робиться нова роздруківка повних відомостей про документ, яка розміщується в традиційну картотеку замість роздруківки вихідних відомостей про документ, яка там знаходилась. Видача документів виконавцям здійснюється по роздруківкам облікового журналу (карток обліку) документів, в яких фіксується розпис за отримання і повернення документів. Документи (наприклад, інвентарного обліку) можуть також видаватися під розпис в роздруківці картки обліку видачі документа.

Loading...

 
 

Цікаве