WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Раціоналізація документообігу на підприємстві - Реферат

Раціоналізація документообігу на підприємстві - Реферат

Реферат на тему:

Раціоналізація документообігу на підприємстві

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.

Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.

Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання [1].

Питання раціоналізації документування й діловодства висвітленні в працях вчених-економістів Ф.Ф. Бутинця, А.М. Кузмінського, Ю.Я. Литвина, В.В. Сопка та інших, проте ринкові перетворення вимагають нових науково-обгрунтованих підходів і розробок даного кола проблем.

Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти державних і комерційних підприємств, установ, організацій при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються з проблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівень класифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації, нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів.

Визначенні недоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями (етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керування документації; організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації; організація раціональної роботи з документами.

На етапі організації системи та процесів керування документацією передбачається здійснення організаційно-правового обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства загалом та служби діловодства зокрема.

Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові.

Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо). На підприємстві основним нормативно-методичним документом, що базується на використанні нових технологій, має бути Інструкція з діловодства, доповнювана та супроводжувана комплексом локальних документів, наприклад, альбомом уніфікованих форм документів, інструкцією з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю, а також номенклатурою справ.

Другий етап передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

Впровадження уніфікованої системи управлінської документації передбачає: розроблення інструкції (правил) з оформлювання документів на підприємстві; проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси; забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів підприємства; вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів та впровадження досвіду його застосування.

Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на: періодичні та постійні (умовно постійні) форми [2].

Стандартизація діловодства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи й підвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятому випадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріїв успішного функціонування підприємства.

Таким чином, дане дослідження організації документообігу та виявлення їх недоліків передбачають підвищення якості документів як носіїв інформації, зменшення робочого часу, збільшення ефективності праці працівників на підприємствах при складанні, обробці й зберіганні документів, за рахунок реалізації пропонованих напрямів раціоналізації документообігу.

Література:

  1. ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".

  2. Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт.- 2007.- №11.- С.21-25.

Loading...

 
 

Цікаве