WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Організація документообігу (Реферат) - Реферат

Організація документообігу (Реферат) - Реферат

Документообіг організації придставляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.

Прийом і первинна обробка

Організація роботи з документами залежить від обйома документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається їз ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об'єма діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачают створення спеціалізованого участка – еспедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється участок по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Рекоменлації по прийнятті і відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними затратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше досталяти документи виконавцям.

В нормативних документах регламентування правила первиної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

  • Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для перевідправки адресату.

  • Перевіряється цілісність установки, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.

  • При поступлені машиночитабельних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машині носії в упаковці передаються за призначенням.

  • Як правило, конверти знищуються. Зберігають конверти тільки в тих випадках, коли на документі відсутній зворотній адрес, коли дата на поштовому штампі має значення для доведення дати отримання документа, коли на конверті нема напису „особисто", а документ носить особистий характер.

  • Документи з позначкою „особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Але в деяких організаціях кількість таких документів може бути дуже велика. В такому випадку експедиціонна обробка вхідних документів передбачає облік їх поступлення, дата і обліковий номер проставляють на пакетах.

  • Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штам про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного регістрованого індекса.

  • При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортовки - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказання прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.

  • Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортированих документі по комірках сортувальної шафи, з якого документи забирають секретарі структурних підрозділів. В невеликих організаціях секретарі використовують папки-регістратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцям.

    Практично всі сфери управління використовують комп'ютери, у зв'язку з цим корені змінення відбуваються в процедурі одержання і відправки документів. З розповсюдженням факсимільного зв'язку і факс-модемних засобів для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-яких місць. Факс-модем дозволяє зіднати комп'ютери по телефонних лініяхі передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, в якому був створений, з усіма особливостями його внутрішнього вигляду, тому виникає можливість використовувати видом з одного документа для створення другого.

    Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого становиться втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком цього може бути надзвичайна автономність структурних підрозділів і втрата керівництва організації контролю за їх діяльністю. Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна прий мати участь в регламентації в цих потоках інформації ( по віднашенню до інформації, відповідальності за її збереженість і використанні ).

    Передача документів

    Згідно рекомендаціям основних положенів ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. )здіснюються через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.

    Документи передаються з відповідними відмітками в регістраційних формах .

    В великих фірмах, установах там де структурні підрозділи розполежені на значній відстані один від одного, організується кур'єрний зв'язок для доставки вхідних документів. Кур'єри здійснюють два-три обхода організації за заздалегіть розробленим маршрутом в установлений час, забираючи документи для відправки і доставки вхідних документів.

    Найбільш раціональний спосіб доставки документів – виконанняцієї роботи спеціалістами апарата управління, так як втрачається їх робочий час, стає дорожща доставка і відповідно увесь аппарат управління.

    Таким чином, організація первиної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки вхідних документів: на адресу управління організації, управління структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків буде залежити від кількості інстанцій проходження документів в процесі перегляду і прийнятої в організації технології регістрації документів.

  • Документи відправлені організацією, в тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу в окремі з'язки.

    Обробка і відправка проходять централізовано експедиції, участком концепції або секретарем у відповідності з діючими поштовими правилами.

    Експедиція приймає документи для відправки повністю оформлені, підписані,зарегістровані, з з відміткою категорії управління.

    Служба діловодства перевіряє правельність оформлення документів, кількість указаних у документі додатки, відповідно кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписаня, регістрації і відправки.

    Неоформлені або неправельно оформлені документи повертаються виконавцям на допрацювання в структурні підрозділи.

    На замовленя кориспонденцію працівники діловодства складають опис відправки, на котрій в експедиції проставляється фамілія працівника і дата відправки.

    Документи на машинних носіях приймаються для відправки до упаковки, відповідно технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зарегістрованого в становленому порядку.

    Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного дня.

  • Loading...

     
     

    Цікаве