WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Систематизація документів та їх зберігання - Реферат

Систематизація документів та їх зберігання - Реферат


Реферат на тему:
Систематизація документів та їх зберігання
План
1. Номенклатура справ
2. Систематизація документів і формування справ
3. Підготовка документів до зберігання і наступного використання
Література
1. Номенклатура справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві ОДПС, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
Є три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.
Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.
Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 - номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 - номер управління у складі головного управління, 3 - номер відділу у складі зазначеного управління, 18 - номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра "0" (нуль). Наприклад: 13-0215, 01-0012.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках:
- перший примірник - оригінал, зберігається у структурному підрозділі;
- другий примірник - передається до діловодної служби ОДПС;
- третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
Зведена номенклатура справ ОДПС розробляється діловодною службою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів та аналізу діяльності ОДПС у цілому. При цьому слід враховувати чинне законодавство України з питань оподаткування та про державну податкову службу, положення про структурні підрозділи ОДПС, номенклатури справ за минулі роки, відомчі й типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, рекомендації Головархіву України тощо.
Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба.
Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником ОДПС.
Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою:
- перший - зберігається у справі в діловодній службі;
- другий - передається до архіву ОДПС для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- третій - надсилається до відповідного державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ;
- четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі - відповідальна за діловодство особа). Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів ОДПС.
Зведена номенклатура справ ОДПС, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи ОДПС.
2. Систематизація документів і формування справ
Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
- до справи включаються документи, робота над якими завершена;
- документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;
- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
- документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
- до справи включається один примірник документа;
- кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
- до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);
- до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;
- документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;
- документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різнихадміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
- протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
У зв'язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200-250 аркушів (30-40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2-3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба.
3. Підготовка документів до зберігання і наступного використання
Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:
- експертизу наукової і практичної цінності документів;
- оформлення справ;
- опис справ;
- передачу справ до архіву ОДПС.
Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів
Loading...

 
 

Цікаве