WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Розпорядчі документи - Реферат

Розпорядчі документи - Реферат

оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:
- текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських - починають з червоного рядка (як у вітчизняних);
- короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;
- для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;
- не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм виконавця (установи, фірми);
- підпис - справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і включає в себе повне ім'я автора листа із зазначенням його посади.
Службові телеграми
Телеграма - це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).
Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, "блискавки", урядові.
Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: "крп","км", "лпк". Знаки: №, "-", "+", 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається.
Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.
Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.
Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.
Телефонограми
Телефонограма - це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.
Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.
Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи - передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.
Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації - одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.
На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.
Довідки
Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.
Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі ОДПС, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації - автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.
При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ОДПС і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.
Доповідні записки
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.
Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.
Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.
Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації - автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.
Пояснювальні записки
Пояснювальна записка - це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.
За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.
Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.
Доповіді і звіти
Доповідь - це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції.
Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін.
У тексті доповіді обов'язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.
У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.
Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.
У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.
Підготовка доповіді - кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі
Loading...

 
 

Цікаве