WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Розпорядчі документи - Реферат

Розпорядчі документи - Реферат

листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).
За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).
За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.
Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:
1. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді провиконання певного доручення ОДПС вищого рівня.
Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.
Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників - покупців готової продукції чи послуг.
Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.
2. Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо).
У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.
Розпочинається текст таких листів словами "підтверджуємо", "підтверджуючи" і т. п.
3. Листи-нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов'язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: "нагадуємо", "нагадую".
4. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.
Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.
5. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.
Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов'язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.
6. Листи-відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов'язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.
До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.
Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.
У листах-відповідях заповнюється реквізит "посилання на індекс і дату вхідного документа".
Особливості оформлення листів іноземним партнерам
Листи діловим партнерам із зарубіжних країн повинні складатися з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли стосунки лише зав'язуються.
Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора напрямі.
Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ, основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон листа.
Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш офіційним. Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним партнерам:
- кожне положення пишіть з нового рядка;
- пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;
- не пишіть агресивно;
- знайте міру, висловлюючи компліменти;
- пам'ятайте, що справжні почуття створюють більший ефект, ніж фальшиві;
- не допускайте командно-бюрократичних фраз, які стали нормою вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу "Ми пропонуємо всім взяти участь ...", "Про виконання повідомте ...", "Направляється для керівництва" тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;
- не перебільшуйте значущості свого становища; пам'ятайте, що для іноземного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом роботи;
- прискіпливо перевіряйте текст з погляду повноти відображення інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика класицизму Ніколя Буало: "Хто ясно мислить, той ясно викладає".
Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримує листа, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків.
Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.
Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:
дата (відправлення) - проставляється у правому верхньому куті під заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа;
адресат - складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка з датою;
вступне звертання - це формула ввічливості. Пишеться з лівого боку листа під адресою;
основний текст листа - складається з інформації для адресата, і є головним реквізитом документа.
При
Loading...

 
 

Цікаве