WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

посади і розшифруванням підпису.
Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.
Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження складається із таких елементів: слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник начальника
Державної податкової
інспекції у районі
(підпис) (ініціали, прізвище)
(Дата)
У другому випадку до складу грифу затвердження включається слово "ЗАТВЕРДЖЕНО", назва розпорядчого документа, його дата і номер. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної податкової
інспекції у районі
25.02.2001 № 31
Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа.
На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації фактів витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис має бути завірений печаткою.
Печатки є гербові і прості.
Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він накрив частину найменування посади особи, що підписала документ, або у спеціально визначеному місці.
Перелік документів, на які необхідно ставити гербову печатку, повинен визначатися керівником ОДПС на підставі діючих нормативно-правових актів.
Позначки на документах
Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Він проставляється у верхньому правому куті документа і може формулюватися: "ТАЄМНО", "ЦІЛКОМ ТАЄМНО", "ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ" і інше.
Резолюція (реквізит 18) - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Елементи резолюції: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
Рекомендується оформляти резолюцію безпосередньо на документі (якщо він не підлягає поверненню) нижче від реквізиту "Адресат" або на іншому вільному місці першого аркуша документа, крім лівого поля.
Якщо виконавців декілька, перший вважається основним.
Позначка про контроль (20) - проставляється на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка і позначається в системі ОДПС буквою "К" або буквами "ОК". Позначка "ОК" (обов'язковий контроль) означає перший рівень контролю, а "К" (контроль термінів виконання) - другий рівень контролю (організація контролю виконання документів розглядається в розділі "Технологія роботи з документами").
Позначка про наявність додатка (22)
Додатки до документів бувають трьох видів:
1. Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами.
2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні реквізити. На верхньому правому полі першого аркуша вказують слово "Додаток" і зазначають, до якого конкретного документа він належить. Наприклад:
Додаток
до листа ДПА України
від 10.02.2001 № 14/21-15
Додаток повинен мати свою назву (заголовок до тексту), текст, підпис особи, відповідальної за його складання, і дату.
Про наявність додатків зазначається у тексті документа (характерно для розпорядчих документів) або після тексту перед підписом. Якщо додатків декілька, їх нумерують беззначка "№".
Відомості про наявність додатків до листів, звітів, протоколів оформляються з дотриманням таких правил:
· Якщо документ має додатки, назва яких згадується в тексті, то позначка про наявність додатків оформляється таким чином:
Додаток на 3 аркушах в 1 примірнику.
· Якщо документ має додатки, які конкретно не називаються в тексті, то їх необхідно перерахувати із зазначенням обсягу і кількості, наприклад:
Додаток:
1. Довідка про ... на 5 аркушах у 2 примірниках.
2. Розрахунок вартості ... на 1 аркуші в 1 примірнику.
· Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, позначка про це оформляється так:
Додаток: лист ДПІ у місті Ірпені від 15.02.2001 № 31/07-12 і додаток до нього; всього на 4 аркушах в 1 примірнику.
Позначка про засвідчення копії (27)
Копія документа (витяг з документа) виготовляється з дозволу керівництва ОДПС і лише з власних документів (архіви можуть оформляти копії й інших документів, які в них зберігаються).
Після відтворення тексту документа, включаючи елементи бланка та інформації про підпис, оформляється позначка про засвідчення копії. Вона включає слово "Згідно", назву посади, підпис особи, яка засвідчує копію, розшифровки підпису і дати.
Якщо копія документа пересилається іншій установі, то при її засвідченні проставляється також відбиток печатки.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпуск), текст бланка не відтворюється; вони повинні мати візи посадових осіб та виконавців.
Прізвище виконавця та номер його телефону (28)
Цей реквізит включає в себе прізвище безпосереднього виконавця та номер його службового телефону і зазначається на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. У разі потреби під прізвищем виконавця можуть зазначатися індекс друкарки (перші літери імені та прізвища друкарки), кількість надрукованих примірників і дата друкування.
Реквізит оформляється в лівому нижньому куті, наприклад:
Петренко 2213240
або
Петренко 2213240
ОП4 12.02.2001
Позначка про виконання документа і направлення його до справи (29) передбачає зазначення на нижньому полі першої сторінки документа таких даних:
- слова "До справи № ..." (де буде зберігатися документ);
- короткі відомості про виконання документа;
- посада, підпис виконавця, його ініціали, прізвище і дата.
Позначка про перенесення даних до машинного носія (30) оформляється на нижньому правому полі першого аркуша документа і свідчить про дату перенесення даних, номер масиву, про що стверджується підписом особи, відповідальної за перенесення даних, та розшифруванням підпису.
Позначка про надходження документа (31) розташовується у нижньому правому куті першого аркуша документа. Реквізит включає скорочену назву установи - одержувача документа, вхідний індекс і дату надходження документа. У більшості випадків для цього використовується реєстраційний штамп (19*41 мм).
Список літератури:
1. Андреева В.И. Делопроизводство. - Изд. 4. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.
2. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высш. шк., 1989.
3. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк: Сталкер, 1997.
4. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - 3-е изд. - М.: Изд. стандартов, 1990.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - 2-е вид. - К.: Либідь, 2000.
6. Коваль А.П. Ділове спілкування. - К.: Либідь, 1992.
7. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. - К.: Техніка, 1992.
8. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К.: НМКВО, 1991.
9. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. - К.: МАУП, 1997.
10. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. - К., 1999.
11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища школа, 1997.
Loading...

 
 

Цікаве