WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

"Про підготовчу роботу до ...", протокол (чого?) "Засідання колегії".
Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів.
Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.
Адресування документів
Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи, службового підрозділу вказується у називному відмінку, наприклад:
Академія державної податкової
служби України
або
Академія державної податкової
служби України
Відділ кадрів
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата.
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.
У документі може зазначитися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово "копія" не проставляється.
В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту "Адресат" слід включати і поштову адресу.
В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
08200, Київська обл.,
м. Ірпінь,
вул. Гагаріна, 9, кв. 6
Прізвище, ініціали
Датування та індексація документів
Дата - один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії - дата їх прийняття; акта, протоколу - дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції - дата затвердження.
Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.
Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.
На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.
Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.
Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 - номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 - номер відділу у складі управління, 31 - номер справи зазначеного відділу.
Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.
Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.
Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року зажурналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 - порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 - номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 - номер справи за номенклатурою.
Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).
Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.
Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням.
Погодження та засвідчення документів
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами ОДПС, окремими посадовими особами. Мета погодження - підвищення якості ділових паперів.
Є дві форми погодження документів:
1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).
2. Зовнішнє (з іншими організаціями).
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.
Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.
Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.
Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження.
Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис - обов'язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст.
В ОДПС документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника ОДПС та положеннями про структурні підрозділи.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади.
Документи, підготовлені ОДПС разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви
Loading...

 
 

Цікаве