WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

Документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України - Реферат

реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.
Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4
Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове - у лівому верхньому куті.
Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).
Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит "Назва посади". Розташовується він нижче від реквізиту 7.
Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Вимоги до текстів документів
Текст - центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.
У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:
1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;
2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;
3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).
Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація - виділення окремих частин тексту, об'єднаних змістом, логічно завершених - графічне, з допомогою заголовків тощо.
Універсальним засобом рубрикації є абзац - відступ від початку рядка на п'ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.
Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.
У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:
1) буквено-цифрова (традиційна);
2) цифрова (порівняно нова).
Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків - цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).
Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:
А. Б. В. Г. ...
І ІІ ІІІ IV ...
1) 2) 3) 4) ....
а) б) в) г) ...1
Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.
Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.
Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування - "частина", "розділ", "глава", "параграф" тощо, які також нумеруються.
Слід пам'ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.
Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому - із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)
Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.
На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.
Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:
1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);
2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор - "колектив", посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);
3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже - використання одних і тих самих мовних засобів;
4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.
У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.
Обов'язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.
Офіційно-діловий стиль - це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.
Особливості офіційно-ділового стилю:
- нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб'єктивізму, надмірної емоційності;
- точність, однозначність і зрозумілість формулювань;
- лаконічність, стислість;
- уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;
- використання термінів, спеціальних слів.
Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:
- якомога точніше й повніше подати інформацію;
- досягти найбільшого впливу на адресата;
- сформулювати позитивне враження про авторів документа.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам'ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на паперіструктурних частин тексту, виділення абзаців.
Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:
1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням - доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом'якшити наказ, претензію, відмову тощо.
2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення - після означуваного слова, обставини - перед дієсловом-присудком.
3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції "дієслово + іменник":
- надати допомогу замість допомогти;
- здійснити ремонт замість відремонтувати;
- справити враження замість вразити та ін.
Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають
Loading...

 
 

Цікаве