WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Граматичні особливості ділових паперів - Реферат

Граматичні особливості ділових паперів - Реферат


РЕФЕРАТ
на тему:
Граматичні особливості ділових паперів
План
1. Граматичні особливості ділових паперів.
2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.
3. Реквізити документів та їх оформлення.
4. Вимоги до тексту документів.
Список використаної літератури:
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів до-кументів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.
Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1990.
які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.
Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.
Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).
Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико-ристовується такий склад реквізитів:
1 - Державний герб;
2 - емблема організації;
3 - зображення нагород;
4 - код організації;
5 - код документа;
6 - назва міністерства чи відомства;
7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 - назва структурного підрозділу; ,
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (вихідний номер документа);
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання чи видання;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - відбиток печатки;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження.
Реквізити бувають: o постійні; o змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу - на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38- 90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
ГОСТ 6.38- 90 (відповідно до ГОСТ 9327- 60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы") встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38-90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
o лівого - 20 мм (8 пробілів);
o правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
o верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);
o нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39- 72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец":
o лівого - 35 мм (13 пробілів);
o правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
o верхнього - 20 мм (4- 5 інтервалів);
o нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і
Loading...

 
 

Цікаве