WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Загальні вимоги до складання та оформлення документів - Реферат

Загальні вимоги до складання та оформлення документів - Реферат

o гарантійні; o ініціативні, o листи-відповіді; o листи-прохання та ін.
Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.
Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.
Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.
Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.
Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.
Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.
Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.
Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів.
- РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:
11 - дата (проставляють у день підписання документа);
12 - індекс (проставляють у день підписання документа);
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);
16 - адресат;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);
26 - відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
28 - прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29 - позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.
Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:
Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:
"Просимо взяти участь у... "
"Запрошуємо.."
"Запрошуємо Вас.."
"Щиро запрошуємо Вас.. "
"Ми раді запросити Вас.."
Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх про Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що долаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: "Надсилаємо...", "Направляємо...", "Відправляємо..." і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.ведення.
Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляютьконкретному адресатові.
Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.
Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова "нагадувати".
Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).
Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу.
Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь - позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим.
Література
1. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д.Горбула., - К.: Т-во "Знання", КОО, 2002. - 226с.
2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: Видавництво А.С.К., 2002 - 400с.
Loading...

 
 

Цікаве