WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Службові листи. Порядок оформлення службових листів - Реферат

Службові листи. Порядок оформлення службових листів - Реферат


РЕФЕРАТ
на тему:
Службові листи. Порядок оформлення службових листів
ПЛАН
1. Мета ділових листів
2. Види службових листів
3. Правила оформлення та вимоги до тексту та реквізити службових листів
Список використаної літератури
1. Мета ділових листів
Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.
Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами. Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.
Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити
o вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, лист- нагадування та ін.);
o чи передбачається відповідь;
o чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;
o чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком). Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти.
При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання. Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар'єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого. Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома: - привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; - дати змогу легко зрозуміти написане; - спонукати діяти так, а не інакше. Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.
2. Види службових листів
Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: "Просимо взяти участь у...", Запрошуємо..." та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: "Надсилаємо...", "Направляємо...". У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова "нагадувати".
Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.
3. Правила оформлення та вимоги до тексту та реквізитів службових листів
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови,
Loading...

 
 

Цікаве