WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Оформлення документів в системі МВС України - Реферат

Оформлення документів в системі МВС України - Реферат

ГУВВ;
- ГУМВС України в Автономній Республіці Крим;
- ГУМВС України в м. Києві та Київській області;
- УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті;
- відомчі навчальні заклади, науково-дослідні установи;
- міські, районні, лінійні відділи внутрішніх справ;
- управління (відділи) Державної служби охорони при ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, Київській області, м. Києві, УМВС України в областях та м. Севастополі;
- підприємства та організації, що належать до сфери управління МВС України.
Підпорядковані їм підрозділи користуються бланками вищих органів, де власну назву додруковують машинописним способом у спеціально виділеному рядку, або ставлять кутовий штамп.
Структурним підрозділам, не вказаним у п. 3.6., виготовлення бланків друкарським способом забороняється.
На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першим заступникам і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, командувачу і заступникам командувача внутрішніх військ МВС України.
Департаменти, головні управління, самостійні управління та відділи МВС України, управління та відділи ГУМВС, УМВС, УМВСТ, інші органи і підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються бланками без зображення Державного Герба.
Листування між структурними підрозділами центрального апарату МВС, ГУМВС, УМВС, УМВСТ і підпорядкованими їм органами здійснюється без використання бланків.
У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.
Звертатися до громадських установ із приватних питань, викладених на бланках із назвою органу, забороняється.
Бланки з назвою органу зберігаються в металевих шафах. Зіпсовані бланки знищують.
Встановлено такі види бланків документів:
- бланки листів - кутовий із зображенням Державного Герба України, кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній.
Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, відмітка про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки органу.
Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки органу, відмітку про засвідчення копії документа, прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту документа, а відмітку про виконання документа й направлення його до справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку про надходження документа до організації - на нижньому березі першої сторінки документа.
Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим) розташовують над серединою назви міністерства, організації вищого рівня, а за її відсутності - над назвою організації.
Назву міністерства, організації вищого рівня, назву організації, назву структурного підрозділу організації, довідкові дані про організацію, назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь у межах зон їхнього розташування слід розміщувати такими способами:
- зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалено від меж зони їхнього розташування);
- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони їхнього розташування).
Залежно від характеру діяльності органу бланки можна обліковувати. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом і розташовують на нижньому березі його зворотного боку.
Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки (зразки подано в додатку 8).
У машинописних бюро друкуються документи тільки службового характеру.
Текст документів, надрукованих на папері (бланках) формату А4 (210 мм х 297 мм), рекомендовано друкувати через півтора міжрядкового інтервалу, а формату А5 (210 мм х 148 мм) - через один міжрядковий інтервал.
Реквізити документа (крім тексту) складаються з кількох рядків і друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "текст") - 73 мм (28 друкованих знаків).
Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа дорівнюють 40 мм.
Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів (положень табулятора) від межі лівого берега документа:
0 - від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади в реквізитах "Підпис" і "Гриф погодження", засвідчувального напису "З оригіналом згідно", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ВИМАГАЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ;
1 - після 5 друкованих знаків (12,5 мм) - для початку абзаців у тексті;
4 - після 32 друкованих знаків (92 мм) - для реквізиту "Адресат";
5 - після 40 друкованих знаків (104 мм) - для реквізиту "Гриф затвердження", "Гриф обмеження доступу до документа";
За наявності кількох грифів "затвердження" і "погодження" їх розміщують на одному рівнівертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5 (40 друкованих знаків або 104 мм).
Документи, які підлягають друкуванню, необхідно писати розбірливо, чорнилом або пастою ділових кольорів (чорний, фіолетовий, синій), ретельно вивіряти і погоджувати з керівництвом структурного підрозділу. Рукописи, написані нечітко, олівцем або червоним чорнилом, до друку не приймаються. На рукописі керівник зазначає кількість примірників документа, які необхідно надрукувати.
У друкуванні документів друкарки повинні додержуватися встановленого порядку розміщення тексту, правил орфографії та пунктуації.
На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа, внизу ліворуч, проставляють їхні кількість та адресування (наприклад: 1 - на адресу, 2 - ДКР МВС, 3 - до справи, скорочена назва служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано документ.
Надрукований текст перевіряє особа, яка підготувала документ.
Необхідність та першочерговість друкування документа встановлює керівник органу (підрозділу).
Список використаної літератури
1. Інструкції "Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України", затвердженої Наказом МВС України від 20.01.2004 №55.
2. ДСТУ 2732 - 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.
3. ДК 010 - 99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)
4. ГОСТ 9327 - 60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Loading...

 
 

Цікаве