WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Оформлення документів в системі МВС України - Реферат

Оформлення документів в системі МВС України - Реферат

виділити");
- від третьої особи однини ("Міністерство не заперечує", "Міністерство вважає за можливе").
Під час підготовки листа на ім'я фізичної особи використовують звертання у кличному відмінку. Найчастіше вживають такі форми звертання:
- Вельмишановний Леоніде Даниловичу!
- Шановний Іване Петровичу!
Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним курсивом.
У кінці тексту ставиться крапка і на відстані двох міжрядкових інтервалів з абзацу друкують словосполучення "З повагою" або "З пошаною" (без коми), нижче яких з маленької літери від лівого берега розміщують реквізит "Підпис" (усе друкують 14 кеглем, напівжирним шрифтом).
Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до п'яти років можна друкувати на його лицьовому та зворотному боках.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках другу і подальші сторінки необхідно нумерувати.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа з абзацу, на відстані 2-4 міжрядкових інтервалів, після слова "Додаток" ставлять двокрапку.
Додатки до документів необхідно оформлювати таким чином: назва, заголовок, підпис осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про погодження, затвердження тощо.
Наявність додатків зазначається в основному або в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де зазначається їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Наприклад:
Додаток
до наказу МВС України від 22.09.2003 № 1078
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів (органу) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання - то на його рівні, прапоровим способом, вирівнюючи по правому березі документа. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках ініціали вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання одного ініціалу (імені) - у листах, привітаннях тощо.
Документи, що надсилає Міністерство до центральних органів виконавчої влади, підписує Міністр, а у виняткових випадках, за його дорученням, - перші заступники чи заступники Міністра.
Документи, які адресовано іншим організаціям від імені Міністерства, підписує Міністр, перші заступники чи заступники.
Документи, які адресовано до ГУМВС, УМВС, УМВСТ, установ та організацій органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перші заступники чи заступники, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції.
Документи ГУМВС, УМВС, УМВСТ, міськрайлінорганів та інших підрозділів органів внутрішніх справ, які також адресовано вищим інстанціям, підписує керівник або особа, яка його заміщає.
Якщо за зміст документа відповідає кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують ці особи (підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад).
У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:
В.о. Міністра юстиції України
(підпис) (ініціали, прізвище) В.о. Міністра фінансів України
(підпис) (ініціали, прізвище)
Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх підписи розміщують один під одним у порядку ієрархії. Наприклад:
Міністр юстиції України (підпис) (ініціали, прізвище)
Начальник Департаменту (підпис) (ініціали, прізвище)
Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:
Голова комісії (підпис) (ініціали, прізвище)
Члени комісії: (підпис) (ініціали, прізвище)
(підпис) (ініціали, прізвище)
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов'язків. При цьому обов'язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, наприклад: "В.о.", "Заст.".
Не допускається підписувати документ з прийменником "За" або проставляти правобічну косу риску. Як виняток, за відсутності голови колегії протокол та рішення колегії підписується головуючим, наприклад:
"За голову колегії" (підпис) (ініціали, прізвище)
Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні до питань, що порушуються в проекті.
Погодження може здійснювати як посадова особа центрального апарату МВС і його структурних підрозділів (внутрішнє), так і інші установи, підприємства, організації (зовнішнє).
Внутрішнє погодження оформлюють візуванням проекту документа посадовою особою. До візи документа входять: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і дата візування. За потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад:
Начальник Департаменту
(підпис) Ю.С.Калениченко
22.12.2003
Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, а також на примірниках документів, що залишаються в органі. Якщо на лицьовому боці останнього аркуша документа немає для цього місця -візу проставлять на зворотному боці.
3. Вимоги до бланків і оформлення документів
Під час оформлення документів необхідно дотримуватися низки вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 - 2003* та чинною Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинної обробки інформації.
Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплектреквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також встановлений порядок їх розміщення.
Для укладання службового документа використовують папір форматів A3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших розмірів.
В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших організаційно-розпорядчих документів виготовляють із кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості фарбами насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки і за допомогою комп'ютерної техніки.
Бланки документів повинні мати такі береги: лівий - 30 мм, верхній та нижній - 20 мм, правий - 10 мм.
Замовляти виготовлення бланків із назвою органу (структурного підрозділу) друкарським способом мають право:
- МВС України;
- ДРЗ, ДДАІ, ДДСО, Укрбюро Інтерполу, ДДСГІРФО,
Loading...

 
 

Цікаве