WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Оформлення документів в системі МВС України - Реферат

Оформлення документів в системі МВС України - Реферат


РЕФЕРАТ
на тему:
Оформлення документів в системі МВС України
ПЛАН
1. Основні положення щодо оформлення документів в системі МВС України
2. Вимоги до змісту і розташування реквізитів документів
3. Вимоги до бланків і оформлення документів
Список використаної літератури
1. Основні положення щодо оформлення документів
в системі МВС України
Оформлення документів в системі МВС України відбувається згідно загальних правил діловодства та Інструкції "Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України", затвердженої Наказом МВС України від 20.01.2004 №55. Вимоги цієї Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) - постанови, розпорядження, накази, вказівки, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладів та урядових органів державного управління, які діють у складі МВС України:
Інструкція установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Вимоги щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
Ця Інструкція не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
2. Вимоги до змісту і розташування реквізитів документів
Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків із назвою організації, а на бланках з поздовжнім - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.
Зображення емблеми організації відповідно до наказу МВС України від 26.12.2000 № 905 розміщують з лівого боку від назви органу. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщують зображення Державного Герба.
Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно з законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації та назви структурного підрозділу організації.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ після довідкових даних про організацію.
Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 - 99 (Державний класифікатор управлінської документації - ДКУД) вище назви виду документа.
Назву міністерства, організації вищого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Друкується великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом (у комп'ютері - "Ж").
Назва організації автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли вона офіційно зафіксована в положенні (статуті) про організацію, і подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Друкується великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом.
Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли він - автор документа, і розміщують нижче назви організації. Друкується великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом.
Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), які розміщують нижче її назви або назви структурного підрозділу.
Назву виду документа: наказ, розпорядження, рішення, інструкція, вказівка тощо - зазначають на кожному документі, за винятком листів (вона повинна відповідати переліку форм, які використовують в організації) і друкують великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом; крапку в кінці назви документа не ставлять. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 - 99 та тих, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.
Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформляють цифровим способом. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, їхньою датою вважається дата підписання останньою організацією. Датою для рішення колегії (наради) органу є дата його підписання головою колегії.
Елементи дати зображують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць, рік (23.10.2003).
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 22 вересня 2003 року.
Якщо порядковий номер місяця або дня складається з однієї цифри, то перед нею ставлять 0 (наприклад: 03.09.2003).
Дату документа ставлять нижче назви його виду поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці у бланку або після підпису документа (рапорт, подання тощо).
Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням органу індексом справи за номенклатурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували два чи більше органів, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожного з них і проставляють через правобічну риску згідно з послідовністю підписів його авторів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці.
Місце укладання або видання документа зазначають у всіх документах, окрім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані про організацію, і розміщують на рівні або нижче дати документа і реєстраційного індексу документа.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці. За потреби доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.
Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. До адресата можуть входити такі складові: назва організації, структурний підрозділ, посадова особа (посада, звання, прізвище й ініціали), поштова адреса.
У розпорядчих документах (наказ, розпорядження, вказівка тощо) форма викладу тексту має бути від першої особи однини ("наказую", "вимагаю"). У документах, адресованих керівництву (рапорт, доповідна записка) - "пропоную", "прошу".
У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("постановляє", "вирішив", "ухвалив" або "постановила", "вирішила", "ухвалила").
У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини теперішнього або минулого часу ("наказуємо", "вирішили", "ухвалили").
Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу ("слухали", "виступили","вирішили").
У документах, що встановлюють права й обов'язки (положення, інструкція, правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини ("відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини ("просимо надіслати", "надсилаємо на розгляд");
- від першої особи однини ("вважаю за необхідне", "прошу
Loading...

 
 

Цікаве