WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з - Реферат

Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з - Реферат

законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.
Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків.
Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.
Передання документів між структурнимипідрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.
Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.
Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.
Термінові документи передаються негайно.
У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.
Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.
Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.
Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.
За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.
Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передають виконавцеві, а додатковий при-мірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.
В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.
За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.
Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів водночас з документами.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються й доповідаються керівництву установи
2. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з обмеженим доступом.
Стрімкі зміни, що відбулися в економіці Україні, перехід до нових форм господарювання в різноманітних сферах діяльності підприємств, установ, організацій призвели до значного зростання обсягів інформації, класифікованої як інформація з обмеженим доступом.
За рівнем доступу документа інформацію визначають як відкриту (загальнодоступну) та з обмеженим доступом - конфіденційну й таємну інформацію. Тож закономірною є нагальна потреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації, вирішити яку покликане конфіденційне діловодство.
Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне (відкрите), проте, водночас, має низку суттєвих відмінностей.
Організаційно-технологічними особливостями конфіденційного діловодства передусім є:
- жорстке регламентування складу документів та процесу документування, зокрема й стосовно проектів створюваних документів;
- обов'язковий облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їхній проект;
- максимальна повнота реєстраційних даних про кожен документ обмеженого доступу;
- фіксація проходження та місця знаходження кожного документа;
- проведення систематичних перевірок наявності документів;
- довільна система допуску до документів і справ;
- суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;
- персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок користування ними.
Конфіденційне діловодство поширюється не тільки на службові документи, але й на їхні проекти, чернетки, які не мають відповідних реквізитів, проте містять інформацію, що потребує захисту.
Захист комерційної таємниці вимагає нормативно-правового регулювання. Законодавство оперує такими поняттями, як "конфіденційна інформація", "таємна інформація", "комерційна таємниця ", " банківська таємниця
Loading...

 
 

Цікаве