WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Технології документування інформації - Дипломна робота

Технології документування інформації - Дипломна робота

управління;
- оцінка відхилень від запланованого стану;
- виявлення причин відхилень;
- аналіз можливих рішень і дій.
Технологія управління спрямована на створення різних видів звітів.
Регулярні звіти створюються у відповідності зі встановленим графіком, який визначає година їх створення, наприклад місячний аналіз продаж компанії.
Спеціальні звіти створюються на запити управлінців або коли в компанії відбулося щось незаплановане.
І ті, і інші види звітів можуть мати форму порівняльних, надзвичайних та звітів, які додають.
У звітах, які додають, дані об'єднані в окремі групи, відсортовані та подані у вигляді проміжних та кінцевих висновків за окремими полями.
Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками, які використовуються для порівняння.
Надзвичайні звіти містять дані виключного (надзвичайного) характеру.
Використання звітів для підтримки управління виявляється особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленнями.
Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом даних, які отримує менеджер, повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких установлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління за відхиленнями до складених звітів висуваються наступні вимоги:
- звіт має складатися тільки тоді, коли відхилення відбулося;
- відомості в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
- усі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг вловити суттєвий між ними зв'язок;
- у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми. [10, 168].
4.3 Автоматизація офісу
Характеристика та призначення
Історично автоматизація почалася на виробництві та потім поширилася на офіс, маючи спочатку за мету тільки автоматизацію рутинної секретарської роботи. У процесі розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила спеціалістів та керівників, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.
Автоматизація офісу покликана не змінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а лише доповнити її. Використовуючись сумісно, обидві ці системи забезпечать раціональну автоматизацію управлінської праці та найкраще забезпечення керівників інформацією.
Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу, але також і тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як всередині організації, так і з зовнішнім оточенням на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.
Офісні автоматизовані технології використовуються керівниками, спеціалістами, секретарями та конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового розв'язання проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів та конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим об'ємом робіт. Однак ця перевага є другорядною порівняно з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для розв'язання проблем. Покращення рішень, які приймають менеджери, в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічний ріст фірми.
У наш час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, які забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображення, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів та ін..
Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки. [20, 182]
4.4 Технологія підтримки прийняття рішень
Характеристика та призначення
Системи підтримки прийняття рішень і відповідна їм технологія з'явилися зусиллями в основному американських учених наприкінці 70-х - початку 80-х рр., чому сприяли широке розповсюдження персональних комп'ютерів, стандартних пакетів прикладних програм, а також успіхи у створенні систем штучного інтелекту.
Головною особливістю технології підтримки прийняття рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і комп'ютера. Виробіток рішення, що є основною метою цієї технології, проходить врезультаті інтеграційного процесу, в якому беруть участь:
- система підтримки прийняття рішень у ролі обчислювальної ланки та об'єкта управління;
- людина як керуюча ланка, яка задає вхідні дані та оцінює отриманий результат обчислень на комп'ютері.
Закінчення ітераційного процесу проходить за бажанням людини. У цьому випадку можна казати про здатність інформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для прийняття рішень.
Додатково до цієї особливості технології підтримки прийняття рішень можна вказати ще ряд відмінних характеристик:
- орієнтація на рішення погано структурованих (формалізованих) задач;
- поєднання традиційних методів доступу та обробки комп'ютерних даних з можливостями математичних моделей і методами розв'язання задач на їх основі;
- спрямованість на непрофесійного користувача комп'ютера;
- висока адаптованість, яка забезпечує можливість пристосовуватися до особливостей технічного та програмного забезпечення, а також вимог користувача.
Технологія підтримки прийняття рішень може використовуватися на будь-якому рівні управління. Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися. Тому важливою функцією і систем, і технологій є координація осіб, які приймають рішення як на різних рівнях управління, так і на одному рівні. [18, 162].
4.5 Технологія експертних систем
Характеристика та призначення
Найбільший прогрес серед комп'ютерних інформаційних систем помічено в галузі розробки експертних систем, основаних на використанні штучного інтелекту. Експертні системи дають можливість менеджеру або спеціалісту отримувати консультації експертів збудь-яких проблем, про які цими системами накопичені знання.
Під штучним інтелектом зазвичай розуміють способності комп'ютерних систем до таких дій, які б називалися інтелектуальними, якби вони виходили від людини. Частіше за все тут маються на увазі спосібності, пов'язані з людським мисленням. Роботи в галузі штучного інтелекту не обмежуються експертними системами. Вони також включають у себе створення роботів, систем, моделюючих нервову систему людини, його слух, зір, нюх, спосібність до навчання. Розв'язання спеціальних задач вимагає спеціальних знань. Однак не кожна компанія може собі дозволити тримати у своєму штаті експертів з усіх проблем, пов'язаних з її роботою, або навіть запрошувати їх кожного разу, коли ця проблема виникла. Головна ідея використання технології експертних систем
Loading...

 
 

Цікаве