WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація службових документів - Реферат

Класифікація службових документів - Реферат

формою
ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ
Положення про систему ведення Українського класифікатора управлінської документації
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Посада Посада
_____________ ____________ _____________ ________________
(підпис) (розш. підпису) (підпис) (розш. підпису)
Дата Дата
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Посада Посада
_____________ ____________ _____________ ________________
(підпис) (розш. підпису) (підпис) (розш. підпису)
Дата Дата
Реквізит 25 (візи). Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:
Начальник юридичного відділу
(підпис) Ф.Г.Науменко 24.09.97
Якщо віз кілька, то реквізит 25 оформляють так:
Візи:
Юрисконсульт
(підпис) А.В.Жук 24.07.97
Начальник планового відділу
(підпис) О.К.Самолюк 24.07.97
Начальник розрахункової
частини
(підпис) О.В.Ткаченко 25.07.97
Підписання документа. У реквізитах "Підпис", "Гриф погодження", "Гриф затвердження", "Візи" слід зазначати фактичні посади, ініціали та прізвища осіб, які підписали документ.
Не допускається ставити прийменник "За" чи косу лінію перед назвою посади.
Реквізит 26 (відбиток печатки). На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи має бути завірений гербовою (круглою, що прирівнюється до гербової) печаткою.
Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.
Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється догербової) печатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи, на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, і т. д.
Реквізит 27 (позначка про завірення копії). Завіряючи копію документа, проставляють надпис "З оригіналом згідно", наводять назву посади особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення, наприклад:
З оригіналом згідно:
Референт (підпис) А.С.Гончаренко
24.06.97
На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату завірення та посаду особи, яка завірила копію.
Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.
Реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа) проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей.
Друкують його від 5-го положення табулятора в правому верхньому куті робочої площі із зазначенням номера примірника даного документа, наприклад:
КТ
Прим. № 1
або
Конфіденційно
Прим. № 1
Гриф може формулюватись і так: "Цілком таємно"; "Для службового користування"; "Не для друку"; "КТ" (комерційна
Реквізити 28 (прізвище виконавця та номер його телефону) розташовують на лицьовому боці або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті, наприклад:
Мельник 242 47 21
У разі потреби зазначають шифр друкарки (КШ - утворюється першими літераї Імені та прізвища - Катерина Шевченко), кількість віддрукованих примірників (3), дату віддрукування (25.10.97), куди направлено примірники, наприклад
Самойлов 241 72 14
КШ 3 25.10.97
прим. № 1 - за адресою
прим. № 2 - до бухгалтерії
прим. № 3 - до справи № 01-05
Реквізит 29 (позначка про виконання документа й направлення його до справи) має містити такі дані:
o короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й номер;
o слова "У справу";
o номер справи, де зберігатиметься документ.
Позначка про виконання документа й направлення його до справи має бути підписана й датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Зазначений реквізит оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа (дозволяється заходити в робоче поле), наприклад:
У справу № 21
Питання вирішено у телефонній розмові з директором технікуму Марченко В.Ф.
(підпис) Т.К.Твердохліб
21.08.97
або
У справу № 01-05
Відправлено факс 21.07.97 № 273
(підпис) В.С.Логінов
22.08.97
Реквізит 31 (позначка про надходження документа) розташовують У правому нижньому куті першого аркуша документа. Він складається із скороченої назви підприємства - одержувача документа, його внутрішнього індекса та дати надходження документа, наприклад:
ПТУ № 62
Вх. № 127
27.10.97
Підприємство може виготовити штемпель за таким зразком:
ВТЕП
Вх. № 131
24.09.97
(підпис)
Тут ВТЕП - скорочена назва Вінницького технікуму електронних приладів (підпис особи, яка оформила реквізит 31, проставляється в разі потреби).
Індексація документів. Індекс документів, що їх створюють чи одержують, складається з порядкового номера, який може доповнюватися індексом за номенклатурою справ, індексом класифікатора, наприклад:
№01-7/142
Тут 01 - індекс структурного підрозділу, 17 - номер справи, в якій зберігатиметься документ, 142 - вихідний (вхідний) номер документа.
На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляють через косу лінію в порядку зазначення авторів на документі (зліва направо).
Посилання на дату й індекс вхідного документа (реквізит 13) складається з індекса й дати, зазначених у документі, на який Дають відповідь.
Реквізит 30 (позначка про перенесення даних на машинний носій) оформляють від руки. Він складається із запису: "Інформацію перенесено на машинний носій", підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису та дати перенесення, наприклад:
Інформацію перенесено на машинний носій
(підпис) А.С.Хрущов
11.09.97
Loading...

 
 

Цікаве