WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація службових документів - Реферат

Класифікація службових документів - Реферат

номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 - друга таблиця четвертого розділу.
Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера назви - велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну ча-стину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.
Слово "таблиця ______" зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: "Про довжєння таблиці ______" із зазначенням її номера.
Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки - з малої, якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять
?
ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ,
ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ
ДРУКУВАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ
Головні вимоги до документів, що виготовляютьсяза допомогою друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38-90.
При виготовленні документів машинописним способом використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 (нульове) - від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів 19, 21 (без абзаців). 22 (лише слова "Підстава", "Додаток"), 23 (лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова "Копія"! і розшифрування підпису), 28, 29 (останній прийнято записувати від руки, а також слів "СЛУХАЛИ:", "ВИСТУПИЛИ:", "УХВАЛИЛИ:", "ВИРІШИЛИ:" - у протоколах витягах з протоколів, "НАКАЗУЮ:" - в наказах, "ПРОПОНУЮ:", "ДОЗВОЛЯЮ:" в розпорядженнях;
1-е - після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку абзаців у тексті;
2-е - після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова "від" у реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна друкувати і через пробіл після слів "Додаток:", "Підстава:"), розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;
3-є - після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів;
4-е - після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3- 4 знаки праворуч від середини робочої площі);
5-е - після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізитів 15, 17;
6-е - після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;
7-е - після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5, друкування слова "Копія" в реквізиті 27.
Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 (півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 - через 1 (один) міжрядковий інтервал (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна друкувати через 1,5 інтервала). Тексти документів, що підготовлені до видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів друкуються через 2 міжрядкових Інтервали. Якщо текст у реквізиті 22 складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 16, 17, 22, 23, 24, 25 відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
або
Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьома міжрядковими інтервалами: двома інтервалами - переважно при виготовленні документа на бланкові формату А5, трьома - на бланкові формату А4. ,
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 28 знаків. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.
Розшифрування підпису в реквізиті 23 друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем, наприклад:
Завідувач складу № 12
Київського заводу "Агат" В.С.Мозговий
Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то іх розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від 0 та 5-го положень табулятора.
Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий та наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова "сторінка" (с.) та розділових знаків Якщо документ оформлено лише на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.
Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку).
Реквізит 14 (місце складання чи видання) зазначають відповідно до чинних документів щодо позначень об'єктів адміністративно-територіального поділу України, наприклад: м. Одеса; м. Умань Черкаської обл.; смт Чарівне Волинської обл.; с. Заможна Піщанського р-ну Закарпатської обл. Скорочення "М." слові "Київ" можна випускати.
?
ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ЗМІННИХ РЕКВІЗИТІВ
Реквізит 16 (адресат). Документи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі, наприклад:
Київський електромеханічний завод
Відділ постачання та збуту
Київський електромеханічний завод
Відділ постачання та збуту Старшому економістові п. Непийводі В.Г.
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:
Директорові Херсонського цегельного комбінату їм. 40-річчя Перемоги
п. Пасічнику О.І.
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:
Директорам підприємств та керівникам організацій
У Документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово "Копія" перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.
Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
До складу
Loading...

 
 

Цікаве