WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація службових документів - Реферат

Класифікація службових документів - Реферат

реквізитів спочатку друкують реквізити 6- 9 державною мовою, а нижче - іноземною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч - іноземною (дод. 4).
При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.
На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів - наказів (дод. 5), розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.
Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватисягумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90.
Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит "Назва посади", який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).
Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.
Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.
Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.
Замість повної назви вищого органу - міністерства чи відомства (реквізит 6) - можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, "Мінхарчопром" замість "Міністерство харчової промисловості"). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.
Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до "Поштових правил Міністерства зв'язку". Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.
На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 - на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним.
Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: - складного тексту; - анкети; - таблиці; - поєднання цих форм.
Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.
Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ-ній- рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.
Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: "відповідно до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 "Про...".
Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:
1 Назва розділу
1.1 Назва підрозділу
1.1.1 Назва пункту
1.1.1.1 Назва підпункту
Абзаци всередині пунктів не нумерують.
У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:
o від першої особи однини, наприклад: "Вважаю за потрібне...", "Прошу надати...";
o від першої особи множини, наприклад: "просимо надати... ";
o від третьої особи однини, наприклад: "Міністерство не заперечує...", "Управління вважає...".
У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:
"НАКАЗУЮ:", "ПРОПОНУЮ:", "ПРОШУ...".
У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: "НАКАЗУЄМО:", "УХВАЛИЛИ:", "ВИРІШИЛИ:".
Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова "ВИСТУПИЛИ:", "ВИСТУПИЛИ:", "УХВАЛИЛИ:", "ВИРІШИЛИ:" подають у множині минулого часу.
У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: "відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять", "комісією виявлено".
Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної - конкретна характеристика цих ознак.
Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машини), а змінну - вписують від руки або вдруковують.
Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:
Горизонтатьні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу, можна не робити, якщо це не ускладнює користування таблицею. Таблицю розташовують безпосередньо після тексту, в якому про неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, що наводять у додатках. Номер таблиці складається з
Loading...

 
 

Цікаве