WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація службових документів - Реферат

Класифікація службових документів - Реферат

герб;
2 - емблема організації;
3 - зображення нагород;
4 - код організації;
5 - код документа;
6 - назва міністерства чи відомства;
7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 - назва структурного підрозділу;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку вбанку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (вихідний номер документа);
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання чи видання;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - відбиток печатки;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження.
Реквізити бувають: o постійні; o змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 доказано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а на с. 13, 14 наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про-токолу - на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327- 60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы") встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210x297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38-90 встановлено такі розміри берег і в формуляра-зразка:
o лівого - 20 мм (8 пробілів);
o правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
o верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали),
o нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец":
o лівого - 35 мм (13 пробілів);
o правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
o верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів);
o нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий - 8 мм, правий - 20 мм), а верхній і нижній - залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).
На рис. 1-4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38-90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22- 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зраз-ком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
?
ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ
ДОКУМЕНТІВ
ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ
БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) - це стандартний аркуш! паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.
Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90): o для службових листів; o загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:
o кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті (додатки 1,3);
o поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша (дод. 2, 4-7).
Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:
o флаговим - кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1, 3);
o центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4-7).
При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів - кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (У межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням
Loading...

 
 

Цікаве