WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація службових документів - Реферат

Класифікація службових документів - Реферат

КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
ДОКУМЕНТ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення").
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7).
Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
o письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
o графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
o фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
o фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
За змістом документи поділяють на: o організаційно-розпорядчі; o фінансово-розрахункові; o постачально-збутові та ін.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
o організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
o розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
o довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
o з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
o особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).
За назвою розрізняють:
o накази; o положення; o протоколи; o розпорядження; o вказівки; o інструкції; o правила; o статути; o звіти; o ордери; o плани; o службові листи; o заяви тощо.
За видами документи поділяють на:
o типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
o трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
o індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
o прості, що містять інформацію з одного питання;
o складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.
Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
o внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
o зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
o термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";
o нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
o службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
o офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
o звичайні,
o для службового користування (ДСК);
o таємні;
o конфіденційні та ін.
За юридичною силою документи поділяють на такі:
o справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: o чинні, o нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
o фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
o оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
o копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: o відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); o витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); o дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).
За терміном зберігання розрізняють:
o документи постійного зберігання;
o документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
o документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
- організаційно-розпорядча;
- стандартів та технічних умов;
- планова;
- звітно-статистична;
- конструкторська;
- технологічна;
- розрахунково-грошова;
- з ціноутворення та ін.
?
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ
ДОКУМЕНТІВ
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).
Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 - Державний
Loading...

 
 

Цікаве