WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Реквізити документів - Контрольна робота

Реквізити документів - Контрольна робота

проставляють за формою "К" або "Контроль".
Текст - складається з таких логічних елементів: - вступу; - доказу; - закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ має додатки,згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:
Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 стор. лише адресатові.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- зазначення посади (з лівого боку);
- підпис (з правого боку);
- ініціали й прізвище особи, що
підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:
Директор Директор
с/ш №277 с/ш№282
/підпис/ /підпис/
Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов
Розшифрування підпису в дужки не береться.
Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:
- слова "УЗГОДЖЕНО";
- назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
- особистого підпису;
- його розшифрування;
- дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.
Наприклад:
УЗГОДЖЕНО:
Директор с/ш № 246
/підпис/ К.С. Кущаєва
01.09.96
Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:
- особистого підпису особи, що візує,
- дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище):
Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко
28.08.96
Невеликі зауваження (1 - 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.
Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.
Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.
Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: - прізвища виконавця; - номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: - стислу довідку про виконання; - слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ, - дату скерування документа до справи; - підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
- запис "Інформація перенесена на машинний носій";
- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
- дату перенесення.
Відмітка про надходження - містить:
- скорочену назву організації, що отримала документ,
- дату його надходження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
- назву організації;
- дату надходження;
- індекс документа.
Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
Вимоги до тексту документів
Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);
2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, - складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
Список використаної літератури:
1. А.Н.Віденко "Сучасне діловодство", Київ "Либідь" 1998 р.
2. А.С.Головач "Зразки оформлення документів", Донецьк "Сталкер" 1997 р.
3. С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук "Сучасні ділові папери", Київ "А.С.К." 1998 р.
Loading...

 
 

Цікаве