WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Робота з документами, що містять комерційну таємницю - Реферат

Робота з документами, що містять комерційну таємницю - Реферат


Реферат на тему:
Робота з документами, що містять комерційну таємницю
В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (KT).
КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ - це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін.
Основні умови віднесення інформації до KT:
п справжня або потенційна комерційна важливість інформації;
а відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;
? вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.
Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:
? визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;
? забезпечити порядок її захисту.
Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю.
Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:
o науково-технічна (технологічна) інформація;
o ділова інформація.
До науково-технічної інформації належать: o методи й способи виробництва (особливо нові розробки); o нові технології; o напрями модернізації відомих технологій і процесів; o відомості про конструкції машин та обладнання; o креслення; o схеми; o програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо.
До ділової інформації належать: o відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; o плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); o відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); o плани рекламної діяльності; o списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове становище; o відомості про умови чинних контрактів, договорів і тих, що готуються до укладання.
Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.
Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти її розголошенню й заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і "чужих" комерційних таємниць, про які можна довідатися з "додаткових" джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.
Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів:
D забезпечення обліку й схоронності документів, які містять комерційну таємницю;
D використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;
D обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;
а встановлення правил віднесення інформації до KT;
D розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності й виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
? здійснення контролю за дотриманням установленого режиму охорони комерційних таємниць.
! Для обмеження доступу до інформації, яка містить KT, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", заходи з охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом "Комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього (дод. 105).
Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства
I
призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.
Якщо інформація, яка становить KT, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.
Виготовлення (друкування) документів із грифами "Комерційна таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" здійснюється централізовано, в спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.
Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки й варіанти документів знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: " Че/інеініа/ {Єсф.іашіім) qoKi/мешііа. знищено. Підпис. Дата."
Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у "Журналі реєстрації документів із грифом "Комерційна таємниця"" (дод. 106).
Усі документи, що надходять із грифом "KT", одержує відповідальна особа (секретар-референт), яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів бракує, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).
Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку "Комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, котрі мають право користуватися документами, внесеними до даної справи.
Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.
Рух документів із грифом "KT" фіксують у "Журналі обліку видавання документів, що мають гриф "KT"" (дод. 107).
Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під розписку.
Забороняється: ? вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф обмеженнядоступу, без дозволу керівника та позначок у "Журналі реєстрації документів із грифом обмеження доступу"; ? виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника; ? розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники відразу знищують).
Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.
По закінченні календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов'язана:
? перевірити наявність усіх документів;
? добрати документи для зберігання в архіві; D визначити документи для знищення.
У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх новопри-значеному працівникові. Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).
Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. В приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.
Loading...

 
 

Цікаве