WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву - Реферат

Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву - Реферат

тощо.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером.
У разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, інші відомості про справи вносять до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).
Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _________рік №_________".
Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, ухвалюється керівником. За наявності в установі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольний примірник у відділі. За наявності ЕК
опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ відділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.
Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів,один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 р. передаються в архівний підрозділ в 1998 p.). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи. Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, усі інші залишаються в архівному підрозділі установи. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ. Зберігання документів в установі
забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12).
Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установи усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
Зразок акта додається.
Список використаної літератури
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. - М.: Высш. шк., 1995.
2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. - М.: Высш. шк., 1989.
3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд-во стандартов, 1990.
4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. - К.: ВЗУУП, 1990.
5. Головач А. С. Оформление документов. -К.; Донецк: Выщашк., 1983.
6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 1998.
8. Коваль А. П. Ділове листування. - К.: Либідь, 1992.
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. - К., 1994.
11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998.
12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1993.
13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. - К.: МАУП, 1997.
14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Кур-батовой. - Обнинск: Титул, 1995.
15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. - К.: МАУП, 1996.
16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. -К.: МП "Мира", 1992.
17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. - К.: ТКК "Персонал", 1996.
18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. - М.: АО "Бизнес-школа", 1995.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 1998.
20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.
Loading...

 
 

Цікаве