WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву - Реферат

Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву - Реферат

експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідно до державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатуру справ з ЕК органів вищого рівня.
Протягом діловодного року в номенклатурі справ структурного підрозділу й у зведеній номенклатурі справ у графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ у архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.
Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, який скріплює своїмпідписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.
Зведена номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку: зберігаються у справі канцелярії; передаються до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.
Зразок номенклатури справ додається
2. Формування та оформлення справ
Формування та оформлення справ - це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Справа - це перелік документів, сформованих за будь-якою ознакою за відповідними правилами. Правильне формування справ допомагає оперативному пошуку документів, забезпечує їх збереження, встановлює порядок в організації діловодства.
Формування справ в установі, як правило, проводить канцелярія або секретар.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
o групувати у справи тільки оригінали (за їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
o групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи в установі;
o групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом ділового року в одну справу. Після закінчення ділового року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній - справи постійного, в іншій - тимчасового строку зберігання:
o включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний, а потім інші документи в логічній послідовності;
o якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
o документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
Документи розпорядчої групи групуються у справі разом з додатками за характером та хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
а) протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
б) документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів: всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів багато, вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ -відповідь іде за документом-запитом.
Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності:
o внутрішній опис документів, включених до справи;
o заява про прийняття на роботу;
o направлення або подання;
o особовий листок обліку кадрів;
o автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;
o доповнення до особового листка обліку кадрів;
o доповнення до особового листка про заохочення;
o довідки та інші документи.
Документи з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.
Особисті рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. Контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією або секретарем.
3. Зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. У невеликих установах доцільно зберігати справи в канцелярії або в секретаря. З метою підвищення оперативності розшуку документів
Loading...

 
 

Цікаве