WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Облікові документи по кадрах - Курсова робота

Облікові документи по кадрах - Курсова робота

документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.
До особової справи входять такі документи:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4x6 см;
3) автобіографія;
4)копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи кванти);
6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
7) документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;
9) матеріали проведення атестацій; 10) внутрішній опис документів.
До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктив-ки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад для наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.
Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається). Заголовок повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, - усе в називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) і закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти в тверду обкладинку й переплести.
Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втрати особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце.
Якщо особова справа відправляється поштою, то вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається.
Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства однієї системи.
4.1. Заповнення особового листка з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.
Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.
Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.
Начальник відділу кадрів (інспектор чи фахівець) обов'язково звіряє правильність записів у особовому листку з документами. При цьому особлива увага приділяється правильності запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).
Послідовність заповнення особового листка:
1. Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень, наприклад: Шевченко Андрій Петрович.
2. Стать (записується словами: чоловіча, жіноча.
3. Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1950, 25 серпня.
4. Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, району,
Loading...

 
 

Цікаве