WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

протоколу закінчується попереднім даним. Від нульового положення табулятора пишуть "Порядок денний", ставлять двокрапку. На два інтервали нижче пишуть з абзацу порядковий номер питань.
Питання в порядку денному (доповідь, звіт, повідомлення, інформація) слід розміщати так, щоб найголовніші та складні стояли першими. Питання перераховують у називному відмінку. Найменування посади, ініціали та прізвища пишуть у родовому відмінку. Наприклад: Доповідь директора заводу Н.А. Бойко.
Загальна частина тексту протоколу складається з позиції відповідно до пунктів порядку денного. Кожну позицію нумерують арабськими цифрами. Текст позиції складається за схемою: СЛУХАЛИ-ВИСТУПАЛИ-ПОСТАНОВИЛИ.
Слово "Заслухали" друкують великими літерами, перед словом ставлять цифру, яка означає питання, після слова ЗАСЛУХАЛИ ставлять двокрапку. Прізвище, ініціали доповідача (найменування посади вказується в порядку денному) слід писати в родовому відмінку з абзацу і після прізвища ставлять тире, з великої літери пишуть прямою мовою зміст доповіді. Якщо текст доповіді застенографований чи пред'явлений доповідачем, то після тире також з великої літери пишуть: "Доповідь додається".
Слово ВИСТУПАЛИ друкують великими літерами, після цього ставлять двокрапку. Ініціали та прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку з абзацу (в дужках вказують найменування посади), потім ставлять тире і з великої літери друкують зміст доповіді виступаючого. Наприклад:
ВИСТУПАЛИ:
Золотаренко І.В. (секретар) - стислий запис виступу.
Запитання до доповідача та відповіді на них включають у розділ "ВИСТУПИЛИ" і оформляють за тією самою схемою (замість слів "питання" і "відповідь" пишуть прізвища та ініціали).
Слово ПОСТАНОВИЛИ друкують великими літерами на два інтервали нижче від попереднього тексту. Якщо в постановлені є різні за характером питання, то воно має ділитися на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожний пункт друкується з абзацу.
Протокол - документ давнього походження, і тому немає необхідності широко викладати правила його ведення і оформлення. Однак існують деякі можливості удосконалення цього джерела службової інформації, які слід всіляко використовувати.
Вони полягають у наступному:
1. Треба прагнути забезпечувати протоколи юридичною повноцінністю. Для цього необхідно, щоб кожний такий документ містив усі реквізити. Особливо важливо, щоб у протоколах засідань колегіальних органів вказувалася кількість присутніх. Це має принципове політичне і юридичне значення: від кількості присутніх на засіданні членів такого органу залежить встановлений кворум, при наявності якого він має право ухвалювати рішенні.
2. Для більшої чіткості і ясності протоколу питання порядку денного слід сформулювати у називному, а не в місцевому відмінку (Наприклад: Затвердження колективного договору монтажного цеху на 1999р.; а не: Про обговорення і затвердження...).
3. Форми викладу питання, посаду, ініціали та прізвище доповідача краще записувати після формулювання питання двома окремими реченнями. (Наприклад: Розподіл путівок до здравниці. Повідомлення секретаря профспілки Петрової П.С., а не: Повідомлення секретаря профспілки Петрової П.С. про розподіл...).
4. Необхідно ширше викладати прогресивний спосіб протоколювання (документування) - фонозапис з допомогою магнітофонів. Це дає можливість не тільки дослівно записувати доповіді, виступи, питання і відповіді, репліки, а й слідкувати за реакцією учасників засідання. Важливе і виховне значення фонозаписів: у разі необхідності можна відтворити промови любителів обіцянок і т.д.
5. При традиційному веденні протоколу не слід прагнути виступити зі всією повнотою. Досить коротко зафіксувати лише ті, у яких висловлювалась незгода з основними положеннями доповіді, або особлива думка. Не обов'язкова "стенограма" кожного виступу, важливіший лаконічний, але розумний його виклад.
У такій стислій формі вже складаються протоколи засідань багатьох виконкомів місцевих Рад. У головній їх частині (у розділі ВИСТУПИЛИ) вказують лише ініціали, прізвища і посади осіб, які висловили принципові питання або пропозиції щодо змін і доповнень до проекту рішення.
Бажано ширше застосовувати практику протоколювання, що буде сприяти підвищенню діловитості засідань, скороченню непотрібної інформації, економії паперу, а також робочого часу.
Наводимо зразок оформлення протоколу:
Зразок:
Протокол № 107
Загальних зборів студентів І курсу
природничо-географічного факультету
12.04.96
Голова Мойсеєнко Л.Д.
Секретар Даценко В.О.
Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко М.П., доц. Макаров П.К., доц. Волошин Г.В., асистент Кривоніс Б.М., Литвин С.Ф., студенти І курсу.
Порядок денний:
1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.
2. Робота з озеленення й благоустрою навколишньої території.
І. СЛУХАЛИ:
Макаров П.К., Інформація керівника виробничо-польової практики.
ВИСТУПИЛИ:
Кривоніс Б.М. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.
Литвин С.Ф. Зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку практики.
УХВАЛИЛИ:
1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.
2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.
3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.
ІІ. СЛУХАЛИ:
Голова зборів (підпис) Л.Д.Мойсеєнко
Секретар (підпис) В.О.Даценко
Витяг з протоколу.
Це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок протоколу.
3. Номер протоколу.
4. Дата протоколу.
5. Текст витягу.
6. Дата видачі витягу.
7. Підпис секретаря або голови засідання.
8. Печатка.
Зразок:
Витяг з протоколу № 35
засідання Ради трудового колективу
від 17 січня 1995 року
Присутні: начальник цеху №1 Куц М.П., голова профспілки заводу Сіряк Н.Т., колективу цеху №1.
СЛУХАЛИ:
Заяву Ю.М. Грачова з клопотанням колективу цеху №1 про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Форос".
УХВАЛИЛИ:
Виділити Ю.М. Грачову путівку до санаторію "Форос".
Голова засідання (підпис) В.Е.Власенко
Секретар (підпис) Т.К.Симакова
Печатка
?
Маріупольський завод важкого машинобудування
ПРОТОКОЛ
12.10.02. №16 м. Маріуполь
Засідання технічної ради.
Присутні: члени технічної ради заводу згідно з доданим списком (усього 25 осіб, список додається)
Запрошені: Ферзенко І.М. - головний спеціаліст НІС ДПІ, Щукін І.Г. - завідуючий сектором, Каравський Є.К.- начальник відділу.
Голова А.В.Ніколенко
Секретар О.А.Тимченко
Порядок денний:
1. Обговорення пропозицій слюсаря складального цеху Ігнатьєва П.С. "Заміна металевих заглушок на заглушки з пластмаси".
2. Пропозиція майстра механічного цеху Новикова О.М. "Заміна конфігурацій деталі №5587 і заготовки для неї".
СЛУХАЛИ:
Пропозицію слюсаря слюсаря складального цеху Ігнатієва П.С. "Заміна металевих заглушок на заглушки з
Loading...

 
 

Цікаве