WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

свою вдячність ...
Вдячні Вам за запрошення ...
Дякуємо за надану змогу ...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми....
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:
У відповіді на Ваш лист від (дата) ...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата) ...
Відповідно до контракту (домовленості) ...
У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
Вибачте нам вельми незручно, що ...
Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу ...
3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.
2.1.3 Оформлення листів та їх різновиди
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист
протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист співчуття відсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, і лише потім викладайте думки на папері.
Супровідний лист - інформує адресата про додані до листа документи. Починають лист словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Доручаємо" тощо, а далі наводяться реквізити документа за формуляром-зразком.
Наприклад:
Директору СПТУ-14
П. О.А.Бублик
М. Київ 25050
Вул.. Гречко, 14
24.12.99 № 67/5
Направляємо Вам на рецензування рукопис "Програми курсу "Організація справочинства". Програма пропонується як типова для всіх СПТУ. Відгук просимо надіслати до 12 січня 2000 р.
Додаток: на 24 аркушах в 1 прим.
Директор СПТУ-8 Демчина Г.М.
Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і організаціям. У ньому повідомляються зміст запропонованого заходу, термін проведення, умови участі.
Зразок листа-запрошення.
СПТУ-38
Київ вул. Соніних, 15
25190
24.05.99 № 12
Запрошення на обговорення
Навчально-методичне об'єднання (НМО) 22-23 червня проводить широке обговорення моделі спеціаліста секретар керівника. Оскільки спеціалісти такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити пропозицію щодо коригування навчального плану.
Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою; вул. Володимирська, буд.. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.
Голова Ради НМО
Проф., доктор іст. наук ____________Чіннікова В.П
Інформаційний лист - повідомляє адресатові про певний факт чи захід.
Наприклад:
Директору
Навчально-методичного
Центру "Книга"
П. Терб О.М.
Київ 25040 вул. Стуса.
12.09.99 № 5
Видавництво "Довіра" пропонує Вашій увазі книгу, що буде видана у 2000 р. "Секретарська справа та сучасне справочинство", авторів Вербицької Т.С.
Книгу можна придбати у видавництві "Довіра" (вул. Кіквідзе, 2/34) або замовити за адресою: 25103, м. Київ-103, вул. Кіквідзе, 2/34, відділ реалізації.
Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світі. Телефон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.
Чекаємо на Ваші замовлення.
Директор _____________________________ Жук М.М.
Рекламний лист є різновидом інформаційного листа, скеровується конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.
Мета такого листа - спонукати адресата скористуватися певними послугами.
Лист-повідомлення близький за змістом до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит або як інформаційне повідомлення.
Починають такі листи словами: "Повідомляємо", "Ставимо Вас до відома". Наприклад:
Заступнику директора
Київметробуд
п. Гритчук М.І.
Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи по укладенню твердого покриття території за угодою від 24.09.99. №14 на ІІ квартал 2001 р.
Директор фірми "Світ"______________ О.О. Омельченко
Лист-підтвердження містить повідомлення про те, що отримане відправлення (лист, телеграма, товар) чи раніше складений документ залишається чинним (наприклад угода чи інструкція).
Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
Наприклад:
Швейне училище №8 Директору швейної фабрики
25109 вул. Грінчанка,29 "Кияночка"
тел.2-10-64 факс.2-64-21 п. Котовій Л.М.
2012 Київ, вул. Чорновола.
Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №654/142 від 24.06.02. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.07.01 р. та повідомлене Вам.
Директор ________________ Мороз Л.Г.
Лист-нагадування містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. У таких листах, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно вказати на те, що термін оплати рахункаминув. Такі листи варто розпочинати так:
Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...
Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)
Вибачте але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за ... Гадаємо, що це лише непорозуміння.
Вважаємо необхідним нагадати Вам ...
Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.
Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.
Директору інституту
Київпроект
25001 Хрещатик, 26
Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 від 05.06.2000 р. Ви повинні закінчити розробку до 15.02.2001 р.
Просимо
Loading...

 
 

Цікаве