WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

Секретарська справа: ділове листування, робота з комп’ютером, машинопис, імідж секретаря - Дипломна робота

Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:
Додаток: на 4 арк. у 2 примірниках
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою па кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додатки:
1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в І прим. 2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у І прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 10 аркушів
12) Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:
Генеральний директор Голова оргкомітету
Є.Г. Прокоф 'єв (Підпис) Г.К. Мусієнко
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:
Директор видавництва "Освіта" (Підпис) С.В. Лосєв
2.1.2 Вимоги до тексту листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;
змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;
послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:
Хотіли б також: нагадати про... Водночас хочемо наголосити на...
Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...
Вважаємо за доцільне (потрібне)...
Хотілося б звернути Вашу увагу...
Не зайвим буде нагадати...
Крім зазначених вище причин...
При нагоді просимо Вас...
Зважте також і на те...
Принагідна хотіли б...
Ми також намагаємося...
Ще раз хочемо подякувати Вам...
Необхідно зазначити й те, що...;
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах - поділ тексту, на абзаци.
Абзац - це відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він указує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має становити три інтервали від поля.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);
2) фраза (викладається головна інформація абзацу);
3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці). Наприклад:
Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Нові технології у поліграфії". Ваше запрошення дуже важливе для .мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.
Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідна співпрацювати.
З повагою...
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;
доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.
Пам'ятайте:
висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:
Ви ще не висловили своїх пропозицій -Вами ще не висловлені пропозиції.
Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.
Етикет ділового листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний/а (ім'я та по батькові)!
Шановний/а пане (пані)...!
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибоко шановний пане!
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.
Високо достойний пане Міністр !
Вельмишановний професоре!
Шановний вчителю!
Високоповажний пане ректоре!
Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживаються у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага доадресата і порушення етикету ділового листування.
Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб він справив на адресата належне враження.
2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, Адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист - відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Хочемо висловити свою вдячність за ...
Перш за все дозвольте подякувати Вам за ...
Цей лист - вияв нашої вдячності за ...
Дозвольте висловити
Loading...

 
 

Цікаве