WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Організаційно – розпорядча документація - Реферат

Організаційно – розпорядча документація - Реферат


Реферат з документознавства
Організаційно - розпорядча документація
Об"єктом дослідження є Українське державне підприємство " Укрпошта" Закарпатської дирекції .
Предметом дослідження є система організаційно - розпорядчої документації , яка є основним типом управлінської документації.
Інформаційна діяльність - це сукупність дій , спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.
З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби , системи, мережі, бази даних.
Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
Одержання інформації - це надбуття , придбання . накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами , юридичними особами,державою
Використання інформації- це задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.
Зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.
Одержання , використання , поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку .
У результаті діяльності органів державної влади , органів місцевого самоврядування , інших підприємств, установ та організацій усіх форм власності створюється величезний масив службової документації , в якому можна виокремити організаційно- розпорядчу , первинно - обліку . фінансову, планову, звітно- статистичну, торговельну та іншу документацію. Підготовкою та оформленням цих видів документації займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій - секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби , бухгалтерія , плановий відділ .
Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної частини.
Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 .Крім того, дозволяється використовувати бланки формату А3 ( 297 * 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 ( 105 *148мм) - для резолюцій.
Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів , де позначено межі зон для фіксування певних реквізитів - кутовий і поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених схемами, з допуском +-2мм.
Бланки повинні мати такі береги:
- лівий - 30мм;
- правий - 10мм;
- верхній та нижній - 20мм.
Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості . Постійні реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів мають бути надруковані фарбами насичених кольорів , як правило, чорного , синього або зеленого.
Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп"ютерної техніки або конторської друкарської машинки . Лише окремі внутрішні документи ( заяви, пояснювальні й доповідні записки ) , авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Проте всі документи ( і надруковані, і рукописні) , які створюються в ході діяльності підприємств, установ та організацій і підлягають зберіганню в їхніх документаційних фондах , повинні мати береги.
Слід зауважити , що ДСТУ 4163 -2003 не встановлює вимог до видів і розмірів шрифтів , якими слід користуватися під час підготовки документів на комп"ютері. Основною вимогою до шрифтів є забезпечення можливості легко та чітко розпізнавати і прочитати текст. Тому, оформлюючи службові документи на комп"ютері в програмі Micrsoft Word , бажано використовувати загально прийнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати його розмір і вид. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма ) і відображає висоту шрифту.
Розрізняють такі види шрифту: світлий та напівжирний, прямий та курсив.
Текст службового документа містить інформацію , з метою фіксування якої і був створений документ .
Текст документа складають державною ( українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин , у внутрішньому діловодстві дозволяється користуватися мовою відповідної національної меншини в порядку , встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою , мовою країни - адресата або однією з мов міжнародного спілкування. Документи , які направляють до органів державної влади України , необхідно складати українською мовою.
Певна аргументована інформація, яку містить документ, повинна бути викладена стисло, грамотно, зрозуміло та об"єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують під час оформлення розпорядчих документів та листів . Текст складається, як правило , з двох частин. У першій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа , у другій - висновки , розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст документа може містити лише одну результативну частину ( наприклад , наказ - розпорядчу частину без констатуючої , лист - прохання без пояснення).
Анкета - це форма викладу тексту документа , за якої один об"єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти використовують переважно під час складання кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а зміною - їх характеристики . Назви ознак об"єкта, що характеризується , повинні бути виражені іменником у називному відмінку ( прізвище , ім"я , по батькові, освіта , стаж, сімейний стан) або словосполучення з дієсловом у другій особі множини в теперішньому або минулому часі ( " маєте кваліфікацію" , " володієте мовами " , були …"
Таблиця - форма подання тексту, в якому кілька об"єктів характеризуються за рядом ознак. Табличні тексти використовують під час створення організаційно- розпорядчих документів, таких , як штатний розпис, структура і штатна чисельність , а також планових , звітно- статистичних , фінансових та бухгалтерських документів.
Для складанням текстів документів , у яких обумовлено типові ситуації ( накази з особового складу , договори , гарантійні листи ).
Реквізити службового документа - це інформація , зафіксована в службовому документі для його індентифікації , організації обігу і надання йому юридичної сили.
Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт україни " Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів " ( ДСТУ 4163 - 20003 ) . Зауважимо , що вимоги цього стандартущодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
Готуючи та оформляючи документи , використовують такі реквізити:
01- зображення державного герба України ,герба Автономної Республіки Крим
02- зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування);
03- зображення нагород;
04- код організації;
05- код форми документа;
06- назва організації вищого рівня;
07- назва організації;
08- назва структурного підрозділу організації;
09- довідкові дані про організацію;
10- назва документа
11- дата документа;
12- реєстраційний індекс документа;
13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають відповідь;
14- місце складання
Loading...

 
 

Цікаве