WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат

Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат

потрібно знати техніку постановки запитань. Загальновідома істина: "Хто правильно ставить запитання, той отримує точну відповідь".
Більшість людей неохоче відповідає на прямі запитання. Тому спочатку слід зацікавити співбесідника, підвести його до відповідей на запитання. Не завадять також пояснення, у чому полягає зацікавленість до того чи іншого факту і як буде використано отриману інформацію.
Відповідати на запитання потрібно якомога чіткіше й лаконічніше, коректно, аби не потрапити в незручне становище.
На провокаційні запитання краще не відповідати. Чим емоційніше запитання, тим коротшою і спокійнішою має бути відповідь.
Для досягнення взаєморозуміння співрозмовники мають досконало володіти не лише вмінням розмовляти, й слухати один одного. Вмінням слухати співрозмовник спонукає партнера розкритися, висловити думки, передати почуття, прагнення, наміри. І тоді настає мить щирості, конкретності, стають можливими співпраця, кооперація зусиль, згода. У згоді ж міцніють навіть незначні сили.
Вміння слухати - один із головних показників культури. Взагалі дуже важливо проявляти увагу до партнера. В цьому криється важливий секрет успіху у взаємовідносинах зі співрозмовником. Слухати - означає платити увагою та зацікавленістю в обмін на інформацію й розуміння.
Типовими помилками тих, хто не вміє слухати, є недостатня зосередженість на суті розмови, суб'єктивне сприйняття окремих фактів й аргументів, роздратованість з приводусказаного. Щоб уникнути цього, необхідно внутрішньо підготуватися до зустрічі зі співбесідником, не виявляти своїх емоцій, щоб оцінити отриману інформацію та зробити відповідні висновки.
У тих випадках, коли партнер починає активно проявляти свої почуття та прагне викласти свої погляди на справу, ефективним є пасивне вислуховування. Воно характеризується невтручанням у розмову, за винятком деяких фраз: "Цікаво", "Я вас розумію".
До активного вислуховування відносять "подив" або "уточнення" слів співрозмовника, при цьому використовують фрази: "Ви хочете цим сказати, що...", "Що з цього випливає", перефразування: "Ви думаєте, що...", "Як я розумію вас, з цього випливає, що...", висновки: "Отже...", "Якщо зробити висновок зі сказаного вами, то...".
Необхідно уважно вислуховувати співрозмовника, цікавитися його поглядами, симпатіями, проблемами. Нетактовно ігнорувати його запитання чи робити вигляд, що ви їх не розчули. Прислів'я мовить: "Хто не поважає інших, той не шанує себе".
Якщо виникло протиріччя з партнером, може виникнути спокуса перервати його в розмові. Цього робити не слід. Вислухайте його терпляче, аби не викликати додаткових проблем.
Дуже корисно супроводжувати розмову репліками на зразок: "Так", "Я розумію вас...", "Це цікаво...", "Приємно це чути..." та ін. Така реакція є запрошенням висловитися спокійно й невимушено.
Якщо співрозмовник навіть неприємний, все ж необхідно стримувати свої емоції. Роздратованість або гнів можуть все зіпсувати.
Іноді буває важко закінчити розмову, навіть коли всі питання залагоджені. Тут не допоможуть слова подяки за проявлений інтерес і натяки на прощання. В такому випадку слід нагадати співрозмовникові про свої службові обов'язки і неоюхідність займатися іншою роботою. Спробуйте додати, що маєте намір зараз же доповісти своєму керівникові про вашу розмову. А якщо при цих словах ще й встати з-за столу, вихована людина змушена буде залишити ваш офіс.
Не варто вести записи під час робочої розмови, але після її закінчення цікаву інформацію потрібно записати. Не покладайтеся на пам'ять. А знищити свої затиси завжди встигнете.
Невербоване інформування в процесі спілкування. Часто слова співбесідника не відповідають тому, що він думає і відчуває. Але як це розпізнати? Не завадять знати мову жестів та рухів тіла, оскільки вони є точними індикаторами внутрішнього стану співбесідника, його думок і бажань. Справді, інформація, яка зчитується з рук та обличчя, є більш достовірною, ніж інформація, отримана через звичайний мовний канал спілкування, адже жести та рухи тіла є імпульсами нашої підсвідомості.
Успіх будь-якої ділової розмови значною мірою залежить не стільки від того, що говорити, скільки від того, як себе поводити. Тому значну увагу слід звертати на манери, пози, міміку співрозмовника, а також на те, як він жестикулює.
Мова жестів і міміки дозволяє точніше визначати позицію партнера. Жестами здійснюється зв'язок сприйняття, який відіграє головну роль у ціліснову процесі ділової взаємодії, а сукупність жестів є важливою частиною такого зв'язку.
З жестів можна зрозуміти, як сприйняте те, що ви сказали, - зі схваленням або вороже, співбесідник відвертий чи замкнений, зайнятим самоконтролем або нудьгує.
Знання мови жестів та рухів тіла дає змогу не тільки краще розуміти співбесідника, а й передбачити, яке враження на нього складає почуте ще до того, ніж він висловиться з цього приводу. Зрозуміло, що така безсловесна "розмова" може попередити про те, як потрібно змінити свою поведінку або виконати інші дії, щоб досягти потрібного результату.
Отже, для досягнення певних успіхів у взаємовідносинах з партнерами секретареві необхідно опанувати хоча б ази невербованого (безсловесного) спілкування.
Жести та пози. У практиці ділової взаємодії виділяють декілька основних жестів та поз, що відображають різний внутрішній стан співрозмовника.
Жести відкритості свідчать про доброзичливий настрій та бажання говорити відверто.
Жести підозрілості й потаємності свідчать про недовіру, бажання щось приховати.
У таких випадках співрозмовник механічно потирає лоб, скроні, підборіддя, намагається прикрити обличчя руками. Але найчастіше він намагається відвести погляд.
Інший показник потаємності - розбіжність жестів.
Якщо людина вороже налаштована, але посміхається, то це свідчить про те, що вона неприродною посмішкою намагається приховати свою нещирість.
Жести та пози захисту є ознаками того, що співрозмовник відчуває небезпеку або загрозу. Найбільш поширений жест цієї групи знаків - схрещені на грудях руки, а також стиснення пальців у кулак. У такому випадку слід сповільнити своє мовлення та рухи, пропонуючи партнеру зробити те ж саме.
Схрещення рук нерідко
Loading...

 
 

Цікаве