WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат

Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат

спілкування. Кожного дня, спілкуючись з людьми, секретар-референт має виявляти мовну грамотність, що дає змогу повніше реалізувати свій потенціал. Насамперед слід добре володіти рідною мовою. Неодмінна вимога до ділової розмови - грамотність. Найбільш поширеним недоліком є помилки у вимові та наголосі, які відволікають від суті та сприяють негативному психологічному фону. Секретар-референт постійно стежить за своєю правильною вимовою та наголосом.
У діловому мовленні недопустиме вживання слів-паразитів: "так", "розумієте", "значить", які заповнюють паузи. Ці слова роблять мову невиразною, збідненою, зменшують її силу та емоційність.
Точність та ясність мовлення - найважливіша вимога до будь-якої ділової розмови. Щобмовлення було чітким, потрібно вживати слова у тих значеннях, які за ними закріплені.
Дехто полюбляє пересипати свою мову "спеціальними" словами, інші не знаходять відповідників у рідній мові і використовують іноземні слова, іноді недоречно вживаючи їх у контексті.
Техніка мовлення. Стислість - важлива вимога ділового мовлення. Мовець не зловживає часом і терпінням слухача, запобігає непотрібним повторюванням, зайвій деталізації та словесному сміттю. Слова-паразити у розмові свідчать не тільки про предмет мовлення, про те, що він не розуміє точного значення запозиченого слова. Не слід повторювати одне й те ж саме іншими словами.
Щоб ділове спілкування було успішним, недостатньо знати специфіку ділового мовлення, його лексику, граматику та стилістику. Потрібно навчитися користуватися своєю мовою так, щоб зуміти зацікавити співрозмовника, вплинути на нього, вміти вести розмову з будь-ким, виступити перед будь-якою публікою.
Немає таких професій та спеціальностей, де б мистецтво володіння словом не використовувалось. Але для професії секретаря воно є обов'язковим. Адже йому постійно доводиться спілкуватися з людьми, вести бесіду, розмовляти по телефону, приймати відвідувачів. Однак недостатньо знати, що сказати, потрібно ще знати, що сказати, знати особливості ораторського мистецтва, володіти прийомами ораторської мови, вміло користуватися технікою мовлення.
Існує цілий набір ораторських прийомів, елементами якого є комунікаційні ефекти. Спочатку особу сприймають за її зовнішнім виглядом. Тому не слід провокувати одягом подив або заздрість - це перешкоджає сприйняттю розмови.
Мовець має володіти повнотою звучності мови, передавати мовленням упевненість, душевне піднесення, захоплення предметом розмови.
Техніка мовлення включає таке поняття як темп мови, тобто швидкість і тривалість звучання окремих слів (інтервали, тривалість пауз). Швидке мовлення - один із найпоширеніших недоліків. Слухач повинен проникнути у зміст викладеного. Однак не слід також говорити мляво, така мова дратує.
У техніці мовлення великого значення надається дикції. Говорити потрібно розбірливо, чітко та виразно, бо тільки виразна мова спроможна передавати різні відтінки думки. Дуже важливо вимовляти закінчення слів, особливо багатоскладових.
Щоб справити враження цікавого співрозмовника, регулярно читайте нові журнали, книги, газети, тоді вам ніколи не буде важко у виборі теми для розмови. А найголовніше - необхідно ретельно продумувати структуру та зміст свого повідомлення і для легкості сприйняття нової інформації викладати її послідовно.
Щоб викликати інтерес до розмови і підтримувати його, використовуйте весь арсенал мовних засобів, гармонійно поєднуючи їх з відповідною інтонацією, жестами, мімікою.
Голос у процесі спілкування. Успіх спілкування значною мірою залежить від голосу людини, його тембру, гучності й темпу. Вплив голосу під час бесіди важко переоцінити.
Під час розмови серйозну увагу потрібно приділяти тону. Вважається непристойним кричати, верещати, або говорити в ніс, крізь зуби, чи ковтати останні склади. Люб'язність, чемність та делікатність у тоні надають розмові спокою, врівноваженості.
Голос та інтонацію треба добре відпрацювати. Голос має звучати м'яко, рівно, без надриву. Не слід говорити одноманітно, дуже повільно або поспішно. Не варто метушитися, розмовляти уривчасто й поквапливо. Мова має бути спокійною, плавною.
На виразність і швидкість мовлення впливають передусім вади співрозмовників - млявість, сором'язливість, боязкість чи зарозумілість, байдужість, квапливість, а також недостатність знань та умінь ділового мовлення.
Той, хто вміє слухати, як і той, хто читає поміж рядків, чує більше, ніж слова співрозмовника. Він чує й оцінює силу і тон голосу, швидкість мовлення. Саме тон голосу є особливим ключем до розумення почуттів людини. Тон голосу створює відповідний клімат розмови і тому має бути нейтральним у процесі всієї бесіди. "Існує 50 способів сказати слово "так", - писав Бернард Шоу, - і 500 відтінків слова "ні". У процесі двлової бесіди секретар повинен змінювати тон голосу відповідно до емоційності повідомленого, наголошувати на важливих словах. Потрібно завжди пам'ятати, що голос, який звучить невпевнено, знижує вагомість та значимість інформації.
Надзвичайно сильним засобом передачі думки є інтонація - адже одне й те саме слово, мовлене з різною інтонацією, набуває певного сенсу. Для цього на письмі використовують знаки - оклику і запитання. Однак вони не спроможні передати весь арсенал засобів, за допомогою якого висловлюється розмаїття відтінків підтексту: прохання, вимога, схвалення, образа, порада, попередження, кривда, вибачення, зневага тощо. Часто образити іншу людину можна лише зневажливою інтонацією, з якою вимовляються фрази.
Вихована людина усвідомлює свою відповідальність не тільки за вчинки, а й за слова, за ту інтонацію, яка, зрештою, і визначає характер розмови. Незважаючи на поганий настрій, стан здоров'я, становище, секретар повинен дотримуватися під час спілкування повільної інтонації. Постійно потрібно дбати про створення психологічно сприятливої атмосфери, про забезпечення ділової обстановки.
Отож обличчя, поза, жести, тон голосу, ввічливість, зацікавленість, люб'язність - усе це допоможе досягти успіху в роботі.
Запитання в процесі спілкування. Зрозуміло, що під час спілкування виникають запитання, як у секретаря, так і у його співрозмовника.
Для того, щоб отримати належну відповідь,
Loading...

 
 

Цікаве